Czy zapasy w firmie są potrzebne?
Jeden z moich znajomych przedsiębiorców produkujący – powiedzmy – ławki drewniane, jeszcze przed kilkoma miesiącami szczycił się w rozmowach ze mną tym, że zgromadził zapasy drewna na 2 lata produkcji. Dla niego pełny magazyn oznaczał bogactwo i zabezpieczenie przed „trudnymi czasami”. Rozumiałem jego podejście. Wielu ludzi jest przekonanych, że jeśli coś posiadają w nadmiarze, to im tego nie zabraknie. Nie będą od nikogo zależni. Zapasy w firmie dają mi poczucie bezpieczeństwa. (Poniekąd logiczne rozumowanie). Ale przykład mojego znajomego pokazuje, że zapasy niekoniecznie są dobre! Trudne czasy właśnie nadeszły. I co? Magazyny są nadal pełne, zaczyna jednak brakować gotówki, gdyż nie ma Klientów.
Powstaje pytanie: Jaką płacimy cenę za spokój posiadania pełnych magazynów? Czy naprawdę stać nas na „komfort” robienia zapasów? Czy zapasy to dobry sposób na zabezpieczenie się przed kryzysem?
Dlaczego nie warto gromadzić zapasów
Wystarczy porozmawiać z inżynierami produkcji, żeby zrozumieć, dlaczego duże zapasy nie są pożyteczne.
Weźmy przywołany wyżej przykład magazynowania drewna. Długo leżące drewno wypacza się, a problemy z tym związane wychodzą dopiero w trakcie montażu. To powoduje dodatkowe koszty naprawy, obniża jakość oraz terminowość dostarczenia produktu do klienta. Magazynowane drewno zajmuje też bardzo wiele miejsca. Efekt? Na samej produkcji robi się ciasno. Gdyby pozbyć się choć części drewna, odzyskalibyśmy sporo cennej przestrzeni. Trzecia sprawa: Ile w tym drewnie jest zamrożonych pieniędzy! Czy nie lepiej byłoby mieć te pieniądze na koncie i móc nimi obracać?
Zrób ćwiczenie:
| Oszacuj, ile kosztowały Cię wszystkie produkty, które masz w magazynie: surowce, materiały, półprodukty, produkty gotowe. (Weź pod uwagę nie tylko koszty zakupu materiałów i surowców, ale też koszt pracy Twoich pracowników). |
Zapasy w firmie to strata!
Powiedzmy sobie jasno: zapasy w firmie są stratą z 3 powodów:
- Pieniądze. Lepiej mieć pieniądze na koncie, niż trzymać je zamrożone w produktach gotowych, materiałach albo surowcach. Przejrzyj swoje magazyny i policz, ile miałbyś na koncie, gdyby to wszystko spieniężyć.
- Miejsce. Przedmioty zajmują miejsce. Trzeba płacić za ich magazynowanie (jeśli na zewnątrz) albo utrzymanie (zajęta powierzchnia, ogrzewanie, obsługa).
- Termin ważności i uszkodzenia. Wszystkie produkty, materiały i surowce się starzeją – mogą tracić ważność, swoje cechy (utlenianie, rdzewienie, wypaczanie drewna), mogą zostać zniszczone (nieprzewidziane zdarzenia losowe, typu zalanie, pożar; szkodniki (mole, myszy) itp.). Może się też okazać, że na rynku pojawi się lepszy model i stare trzeba zutylizować.
Moim zdaniem, to przede wszystkim starsze pokolenie przedsiębiorców traktuje zapasy w firmie jako bogactwo. Pamiętają oni czasy wojny, a na pewno komunizmu, gdy były problemy z zaopatrzeniem i każdy kupował to, co było dostępne. Zastanówmy się, czy sami nie popełniamy podobnych błędów?
Zrób ćwiczenie:
| Przypomnij sobie, jak wygląda twoja lodówka tuż po świętach albo długim weekendzie. Zazwyczaj jest przepełniona sałatkami i wędlinami, których nie jesteśmy w stanie przejeść. Czy nie lepiej mieć tyle jedzenia, ile jesteśmy w stanie zjeść (plus trochę zapasów dla niespodziewanych gości), a zaraz po świętach kupić sobie świeżą wędlinę, zamiast katować się podejrzanym mięsem przez jeszcze 2 tygodnie? |
Prawda jest taka, że wszyscy lubimy mieć zapasy w firmie. Są naszą poduszką bezpieczeństwa i zapewniają nam pozorny spokój. Wydaje nam się, że wszystko mamy pod ręką. W nagłych sytuacjach nie musimy się spinać, a na co dzień zabezpieczają nas przed niedostatkami organizacji pracy w firmie.
Gromadzenie zapasów to nie jest droga do szczupłej i zdrowej firmy. Zapasy to „tłuszczyki”, które przeszkadzają nam efektywnie pracować. Jak z tego wyjść? Nie jesteśmy w stanie od razu pozbyć się nadwyżek magazynowych, bo prawdopodobnie stanęłaby wówczas cała firma. Jesteśmy zazwyczaj organizacyjnie uzależnieni od zapasów.
Jeśli wszedłeś na mojego bloga, to zapewne szukasz w swojej firmie oszczędności. Zapamiętaj: Najlepszym sposobem na znalezienie oszczędności w firmie jest zmniejszanie stanów magazynowych.
Jak ograniczyć koszty magazynowania
Zrób listę swoich produktów i półproduktów. Oszacuj ich wartość.
Możesz skorzystać z wygodnego pliku Excela. Pomoże Ci to w kolejnych etapach „odchudzania firmy”. Posiadasz aktualne bazy danych? Przeszukaj je pod kątem dużych ilości i małych rotacji.
Uwzględnij:
- półprodukty,
- dodatkowe narzędzia,
- materiały do pakowania i wysyłki,
- części zamienne i zapasowe,
- materiały biurowe,
- produkty w toku produkcji (stany magazynowe pomiędzy etapami produkcji),
- produkty gotowe (szczególnie te, które od dawna zalegają w magazynach. A może masz sporo towaru u innych przedsiębiorców?)
Pozbywanie się nadwyżek magazynowych
Zastanów się, które z elementów wymienionych na liście są dla Ciebie kompletnie nieprzydatne, bo np.:
- nigdy już z nich nie skorzystasz (część zamienna do maszyny, której już nie posiadasz),
- nigdy ich nie spieniężysz (niemodne, zostały zastąpione nowszym modelem)
- nie nadają się do użytku (wadliwe, uszkodzone, stare itd.)
Sprzedaj tanio lub zutylizuj rzeczy, których na pewno nie potrzebujesz. To i tak będzie efektywniejsze, niż dalsze ich przechowywanie.
Planuj zapasy w firmie
Dla pozostałych materiałów, które uznałeś za potrzebne, oszacuj realne zapotrzebowanie na „poduszkę” – i tyle pozostaw. Całą nadwyżkę zużyj w pierwszej kolejności lub sprzedaj taniej – zrób to, co będzie dla Ciebie bardziej opłacalne. Te zapasy, które możesz, przerzuć na dostawcę lub klientów.
Określ dla każdego produktu (półproduktu, surowca, materiału) stan minimalny i maksymalny. Zamawiaj i kupuj tylko wówczas, gdy ilość produktów przekroczy stan minimalny. Produkuj tylko tyle, ile potrzebujesz. Nie zamawiaj, nie produkuj i nie kupuj niczego ponad ustalony przez ciebie stan maksymalny.
Załóż „pętlę doskonalenia”. Sprawdź, co ci przeszkadza w dalszym stopniowym obniżaniu stanów magazynowych. To mogą być różne czynniki: np. niestabilny dostawca, awaryjne maszyny, błędy w planowaniu produkcji albo absencja kluczowych pracowników. Stopniowo eliminuj te przyczyny. Gdy będziesz gotowy, ponownie określ stany minimalne i maksymalne produktu albo surowca.
Na pewno nie chcesz pozbywać się od razu wszystkich zapasów, bo one w pewnej części są niezbędne do produkcji. Postaw sobie cel zmniejszenia stanów magazynowych o 10%, 40% czy nawet 2% w ciągu roku,. I ten cel staraj się osiągnąć.
„Odchudzanie firmy”
Wszedłeś na drogę szukania oszczędności w swojej firmie i chcesz „odchudzić” firmę? Brawo!
Żeby skutecznie przeprowadzić zmniejszanie zapasów, dobrze jest uruchomić projekt usprawniający, czyli uporządkowany sposób do skutecznej optymalizacji wskaźników firmowych.
Zrozumienie, że zapasy są stratą, zmniejszanie stanów magazynowych i eliminowanie marnotrawstwa to pierwszy krok, żeby Twoja firma działała lepiej i efektywniej. Dobrze zacząłeś! Przed Tobą długa, ale fascynująca droga doskonalenia różnych procesów firmowych. Wchodzisz w to? Skontaktuj się ze mną, porozmawiamy o rozwoju Twojej firmy.
Jeszcze dziś dołącz do grona przesiębiorców na FB CIĄGŁE DOSKONALENIE.
