Właściciele firm oraz menedżerowie świetnie znają się na sprzedaży i znakomicie ją „czują”, rozwijają nowe produkty, potrafią dbać o klientów. Z moich obserwacji wynika jednak, że wielu z nich, pracując z pełnym zaangażowaniem, nie dostrzega potencjału do uprawniania, jaki tkwi wewnątrz firmy. Dotyczy to zarówno obszarów produkcji, magazynów, jak i przestrzeni biurowych. Dobra organizacja miejsca pracy to absolutny must have usprawniania.
Zabawę z ciągłym doskonaleniem warto rozpocząć od wdrożenia tzw. standardu 5s. Ta uznana na całym świecie metoda pochodzi z Japonii, z branży samochodowej. Świetnie sprawdza się w każdym miejscu – na produkcji, w usługach, także we własnym domu czy w garażu.
Czym jest 5s
Standard 5s to – najkrócej mówiąc – 5 kroków, które należy wykonać po kolei. Na każdy krok przeznacza się tyle czasu, ile to konieczne:
1 – Selekcja – usuwamy elementy zbędne i nadmiar elementów niezbędnych.
2 – Systematyka – znajdujemy na wszystko właściwe miejsce i je opisujemy.
3 – Sprzątanie – porządkujemy i ustalamy zasady utrzymania porządku.
4 – Standaryzacja – określamy i spisujemy obowiązujące zasady.
5 – Samodyscyplina (samodoskonalenie) – utrzymujemy i doskonalimy wdrożone rozwiązania.
Metoda 5s jest równie skuteczna, co prosta. Jej wdrożenie kosztuje tyle co nic, a efekty przerastają czasem najśmielsze oczekiwania.
Poznajcie korzyści płynące z dobrej organizacji miejsca pracy.
Dobra organizacja miejsca pracy – lista korzyści
Czym jest dobra organizacja miejsca pracy? Najkrócej powiedziałbym tak: Dobra organizacja miejsca pracy to przede wszystkim porządek na stanowisku, na biurku, na warsztacie, wszędzie, gdzie pracujesz. Zatem pierwsze kroki metody 5s to nic innego jak… sprzątanie 😉 . Tak, tak. Zdaję sobie sprawę, że to niewdzięczne zadanie, szczególnie dla osoby zajętej i zabieganej, w dodatku piastującej odpowiedzialne stanowisko. No i właśnie dlatego – ot, paradoks – powinieneś zainteresować się metodą 5s! Pozwoli Ci ona odzyskać trochę czasu. Jak? O tym za chwilę.
Zanim przejdę do opisywania korzyści płynących ze standardu 5s, mam prośbę: Jeśli zorientujesz się, że w którychś z punktów trafiam w Twoje potrzeby, pisz do mnie od razu. Pomogę Ci wdrożyć wszystko, co trzeba.
1. Natychmiastowy efekt wizualny – miejsce pracy wygląda lepiej
Dobra organizacja miejsca pracy sprawia, że wszystkim pracuje się lepiej. Widać to na pierwszy rzut oka. Jest czysto, każda maszyna i każde narzędzie ma swoje miejsce. Palety i półprodukty leżą w obszarach dla nich przeznaczonych, wyznaczone ciągi komunikacyjne pozwalają na swobodne przemieszczanie się towarów i pracowników.
2. Nie trzeba wiecznie wszystkiego szukać – większa efektywność
Nic tak nie irytuje, jak to, gdy trzeba szukać potrzebnego akurat W TEJ CHWILI narzędzia. Dobra organizacja miejsca pracy sprawia, że pracownicy nie szukają nerwowo części, tylko wszystko mają pod ręką. Dzięki tablicom cieni widać od razu, czego brakuje, co się zapodziało, gdzie są niedobory. Dzięki temu braki można uzupełnić, ZANIM coś będzie komuś potrzebne.
3. Bardziej zmotywowani pracownicy
Wdrożenie metody 5s wymaga zaangażowania pracowników w rzeczach i obszarach, które ich bezpośrednio dotyczą. Tym samym pracownicy mają możność poprawienia warunków, w jakich na co dzień pracują. Naturalnie, czasem może się pojawić opór przez zmianą. Gdy jednak pracownik widzi, że zmiana wychodzi mu na dobre, szybko „łapie bakcyla” i często staje się inicjatorem kolejnych dobrych zmian w firmie.
Pracownicy najlepiej wiedzą, czego im brakuje na ich stanowisku pracy, co im przeszkadza, co trzeba usunąć, przesunąć, zmienić albo dodać. Podczas wdrożenia 5s mają możliwość zmiany rzeczy, które ich irytują, drażnią (czasem latami) albo wręcz uniemożliwiają efektywną pracę. I wierzcie mi – bo przez lata prowadzenia warsztatów 5s wiele widziałem – chętnie z tej możliwości korzystają.
4. Lepsza atmosfera pracy
Mam kilkoro dzieci, które od kilku miesięcy uczą się zdalnie. Ponieważ jeszcze nie udało mi się wdrożyć w ich pokojach zasad 5s, o których piszę (jeśli któremuś rodzicowi ta sztuka się uda, to proszę o kontakt 😉), dochodzi do takich na przykład scen. W całym domu nie ma ani jednych nożyczek (choć mamy co najmniej 3 pary), a są one niezbędne WŁAŚNIE W TEJ CHWILI do wycięcia lekcyjnej notatki. Kamerka komputerowa gdzieś się zapodziała, a ZA PIĘĆ MINUT zaczyna się lekcja przez zooma. Kartki A3 „wyszły”, a TRZEBA PILNIE ODDAĆ rysunek na plastykę. Temat braku rolki papieru toaletowego w łazience (bo ktoś zużył do końca, a nie wyciągnął z szafy nowej) dla przyzwoitości pominę milczeniem…
Dlaczego o tym piszę? Otóż w wielu firmach są podobne problemy. Pracownik do wykonania swojej pracy potrzebuje narzędzi. W praktyce jest jednak tak, że istnieją bardziej „chodliwe” narzędzia, które pracownicy często sobie nawzajem podbierają. Do tego w każdej firmie pracownikom dochodzą dodatkowe obowiązki, niezwiązane bezpośrednio z pracą, którą wykonują. Na przykład trzeba przynieść wodę z magazynu, posprzątać po sobie w kuchni albo na koniec zmiany uporządkować swoje stanowisko pracy. Jeśli nie jest jasno określone, kto za co odpowiada, dochodzi do nieporozumień, co psuje atmosferę w pracy.
Warto uzmysłowić sobie jedno. Dobra organizacja miejsca pracy to nie tylko posprzątanie od czasu do czasu swojego biura (choć i to trzeba zrobić). To także zadbanie o dostępność narzędzi dla każdego pracownika, właściwie rozdzielone obowiązki oraz wprowadzanie jasnego i sprawiedliwego podziału zadań.
5. Poprawa wizerunku firmy w oczach klientów
Kto z Was zamówiłby obiad w restauracji, w której kucharz ma na sobie poplamiony fartuch, wszędzie chodzą muchy, a do tego śmierdzi podpsutym mięsem? Jasne, że fabryka to nie restauracja, ale także w zakładzie produkcyjnym czy w firmie usługowej zewnętrzna organizacja miejsca pracy wiele mówi klientowi o jakości produktu.
Wyobraźcie sobie, że musicie oddać samochód do mechanika. Naprawdę nie ma dla Was znaczenia, czy mechanik jest schludnie ubrany, a narzędzia są poukładane i na swoim miejscu? Czy ze spokojem oddalibyście samochód za przeproszeniem brudasowi, który wyciera nos w rękaw, używa zdezelowanych narzędzi, a samochód podnosi na drewnianych kołkach?
Czasem klienci (szczególnie ci więksi) chcą zobaczyć, w jakich warunkach powstają produkty, które u Was zamawiają. Tacy klienci dokładnie wiedzą, że deklaracje składane podczas sprzedaży i negocjacji zawsze brzmią wspaniale, ale późnej rzeczywistość potrafi zweryfikować jakość produktu czy jego terminowość. (Temat audytu klienta i tego, jak się do niego przygotować to zagadnienie na osobny artykuł).
6. Niezawodna jakość produktu
Żeby uzmysłowić Wam, jak 5s przekłada się na jakość Waszych produktów, proponuję, abyście wyobrazili sobie następującą scenkę. Oto pracownik składa element konstrukcyjny. Ma do wkręcenia śruby o jednakowej średnicy, różniące się tylko długością. Śruby wszędzie się walają, są wymieszane, niektórych brakuje. Pracownik jest już zmęczony, bardzo chce iść na przerwę. Została mu do wkręcenia śruba o długości 6 cm, ale akurat gdzieś się zapodziała i ma pod ręką tylko 4-centymetrową. Nie wkręci? Odpowiedź na to pytanie zostawiam bez komentarza.
7. Większe bezpieczeństwo pracowników
Dobra organizacja miejsca pracy to bezpieczna przestrzeń dla pracowników, gości, klientów. Pracownik o nic się nie potknie ani nie poślizgnie na żadnym nagłym wycieku, nic mu nie spadnie na głowę. Dzięki wyznaczonym ciągom komunikacyjnym wózek na niego nie najedzie, okulary ochronne zawsze ma pod ręką (albo założone). Powiem żartobliwie: Jak wdrożycie u siebie 5s, to Wasz BHP-owiec będzie szczęśliwy, a inspekcja PIP naprawdę nie będzie wiedziała, za co wlepić Wam mandat 😉
A biura też?
Powyżej uwypukliłem tematy związane z dobrą organizacją miejsca pracy na produkcji. Dokładnie te same zasady odnoszą się do usług czy prac biurowych.
Przykład? Proszę bardzo: W pewnej drukarni grafik pojechał na wakacje. Przed urlopem zostawił plik do wydrukowania dla klienta, a właściwie to… 3 pliki zatytułowane: „wersja finalna”, „wersja ostateczna”, „wersja do wydruku”. Z którego pliku skorzystała osoba zastępująca naszego grafika?
Jeśli czytają ten artykuł pracownicy biurowi, to wiedzą dobrze, co się dzieje, gdy jeden z pracowników idzie na urlop albo po prostu nie ma go w pracy. Odpowiedzcie sobie szczerze: Ile razy zdarzyło się Wam szukać plików, którymi zajmował się nieobecny kolega? Ile razy w popłochu przetrząsaliście szafy w poszukiwaniu ważnych dokumentów przez audytem? Jak często irytujecie się z powodu braku papieru w drukarce? A jak wygląda Wasz aneks kuchenny pod koniec dnia? Trafiłem? Wiem że tak 😉
Ogranizacja miejsca pracy – podsumowanie
Warsztaty wdrażające 5s zmieniają czasem nie do poznania wygląd firmy. Poprawiają się też relacje między pracownikami, bo okazuje się, że pewne spory czy konflikty można rozwiązać naprawdę prostymi i niskobudżetowymi metodami. Generalnie dobra organizacja miejsca pracy ma właściwie same zalety. W ten sposób pracuje się po prostu lepiej. A jeśli myślisz poważnie o doskonaleniu swojej firmy, to wdrożenie standardów 5s jest absolutnie konieczne.
To prawda, że 5s porządkuje czasem drobne sprawy. Ale korzyści z niej płynące wcale nie są drobne – mają ogromny wpływ na wydajność pracy, jakość produktu, komfort pracowników, zadowolenie klientów, a to znaczy, że wprost proporcjonalnie przekładają się także na zasobność Twojego portfela.
O standardzie 5s w obszarach produkcyjnych i biurowych oraz o dobrej organizacji pracy będę pisał szczegółowo w kolejnych artykułach. Zapraszam do śledzenia mojego bloga (zapisz się do newslettera, żebym mógł Ci wysyłać wartościowe materiały, takie jak np. mój e-book). Dodaj też do obserwowanych mój fanpage: Twoja firma w dobrej formie.
A jeśli nie lubisz czekać i chcesz zacząć działać jeszcze dziś, skontaktuj się ze mną. Ustalimy harmonogram wdrożenia 5s w Twojej firmie.
Będzie się działo 😉
