Gdybym miał osiem godzin na ścięcie drzewa, spędziłbym sześć na ostrzeniu siekiery.
Abraham Lincoln
Być może proporcje pomiędzy pracą a „ostrzeniem siekiery” proponowane przez prezydenta Stanów Zjednoczonych trudno byłoby utrzymać w dzisiejszych zabieganych czasach. Ale na pewno w jednym Lincoln miał rację: Nie należy żałować czasu na doskonalenie. Ten czas z pewnością się opłaci.
Czy na pewno znajdujemy czas na doskonalenie?
Niby każdy przyzna w tym miejscu rację Lincolnowi, ale jak się dobrze zastanowić, to powiedzcie: Kto z Was rozwija swoje kompetencje w sposób świadomy: czyta wartościowe książki, zapisuje się na kursy, uczestniczy w szkoleniach? No i drugie pytanie – dla mnie ciekawsze. Ile czasu Twoi pracownicy przeznaczają na własny rozwój albo na poprawienie swojego stanowiska pracy? Czy naprawdę mają na to czas? Czy mają to zadanie wpisane w swój opis stanowiska?
Już słyszę te wszystkie argumenty: „My się, proszę pana, nie nudzimy, każdy jest zarobiony, nikt nie ma czasu na pie*****”. No to jak to? Niby przyznajesz rację Lincolnowi, a sam we własnej firmie rąbiesz tępą siekierą?
Jeśli Twoi pracownicy faktycznie nie mają czasu na nic innego poza „waleniem młotkiem”, czyli wykonywaniem swoich twardych zadań, to trzeba ten czas dla nich poszukać. Jestem niemal pewien, że w Twojej firmie można nieco ograniczyć np. stratę oczekiwania (pisałem o niej w jednym z artykułów: TUTAJ) i odzyskać kilka godzin tygodniowo. Odzyskane godziny można następnie przeznaczyć na rozwój, czyli np. na eliminowanie kolejnych typów marnotrawstwa. Wiedz, że te godziny – zgodnie z efektem kuli śnieżnej – wygenerują dla Ciebie i Twoich ludzi dodatkowy czas na doskonalenie 😉
Czas poświęcony na doskonalenie zwraca się zawsze.
Znajdowanie czasu na doskonalenie – opis przypadku
W pewnej dużej firmie powstał zespół projektowy który miał usprawnić działanie jakiegoś gniazda produkcyjnego. Dzięki jego pomysłom udało się zredukować jedno stanowisko pracy (z 5 osób wystarcza teraz 4; oprócz tego stanowisko jest bardziej efektywne i bezpieczne). Co w takim razie firma zrobiła z jednym „wolnym” pracownikiem? Nie, nie, nie zwolniła „najsłabszego” członka zespołu! Nic z tych rzeczy! Po prostu osobie najlepszej z całego zespołu dała funkcję lidera ds. ciągłego doskonalenia. Od tej pory pracownik mógł całkowicie skupić się na działaniach usprawniających, a tym samym generować dla firmy dodatkowe zyski. Proste, prawda?
Tak, wiem, że w małych firmach będzie ciężko znaleźć cały etat na doskonalenie, ale może w takim razie udałoby się odzyskać choć część etatu? Najlepsi pracownicy zostaną dzięki takiemu posunięciu doceniani, a my zaczniemy w końcu się rozwijać. Wierzcie mi, taka osoba zawsze będzie miała co robić, bo przecież ciągłe doskonalenie nie ma końca i wiecznie jest coś do poprawienia! Może zaproponuje jakaś modernizację, usprawni organizację biura, wymyśli optymalny sposób na przechowywanie dokumentów albo zaproponuje sposób na skrócenie procesów firmowych? Kto wie, czym Was zaskoczy!?
Pamiętajcie o jednej ważnej rzeczy: Nigdy skutkiem ciągłego doskonalenia nie może być zwolnienie pracownika albo pozbawienie go jakichś przywilejów! Jeśli choć raz w wyniku działań doskonalących ktoś straci robotę albo pogorszą mu się warunki pracy, nikt z załogi nie będzie chciał współpracować przy kolejnych projektach.
Czas na doskonalenie w korporacjach i „dużych” firmach
Jedno jest pewne: Nikt tak nie potrafi liczyć pieniędzy, ale również rozsądnie ich wydawać, jak firmy notowane na giełdach i międzynarodowe korporacje. Każda taka firma rozwój i ciągłe doskonalenie ma wpisane w swoją misję i traktuje te tematy bardzo poważnie. W związku z tym pracownicy są zachęcani różnymi benefitami do zgłaszania pomysłów dotyczących lepszej organizacji ich miejsca pracy albo dostają dodatkowe premie za podjęcie działań projektowych wykraczających poza ich normalny zakres obowiązków. Te najlepiej zorganizowane firmy powołują nawet specjalne zespoły pracowników, które – oprócz swoich normalnych zadań – koncentrują się np. na poprawieniu relacji z klientem, wzroście bezpieczeństwa czy wydajności (to osobny, duży temat, warty rozwinięcia w innym artykule).
W naprawdę dużych firmach tworzy się często osobne stanowisko koordynatora lub inżyniera ds. ciągłego doskonalenia (albo nawet cały dział). Zazwyczaj taki etat pojawia się, gdy firma zatrudnia 500-600 pracowników, chociaż ja obecnie współpracuję z firmą, która stworzyła takie stanowisko (i to pełnoetatowe!) już przy 150 zatrudnionych (szef tej firmy, o ile mi wiadomo, wcale tego nie żałuje 😉) – jak widać więc, wszystko zależy od potrzeb i celów, które chce się osiągnąć.
W małych firmach też można znaleźć czas na doskonalenie
Koordynator ds. ciągłego doskonalenia
W mniejszych firmach zwykle istnieją tylko naprawdę niezbędne stanowiska, np. do obsługi zleceń klienta albo stanowiska produkcyjne. Działania dotyczące BHP często są zlecane na zewnątrz, a tematy typu ISO, jeśli są – są przypisane jako dodatkowa funkcja jednemu z pracowników. To jest oczywiście podejście rozsądne i efektywne. Do czego zmierzam? Otóż, taką samą funkcję można powołać w sprawach ciągłego doskonalenia.
Przykładowe obowiązki koordynatora ds. ciągłego doskonalenia
- wdrażanie i koordynowanie zasad 5s, wraz z audytami
- zbieranie i analizowanie danych w poszukiwaniu tematów na usprawnienie
- przeszkalanie i wdrażanie nowych pracowników w tematykę ciągłego doskonalenia
- zbieranie od pracowników pomysłów na rozwój, koordynowanie wdrażania zmian w firmie
- prowadzenie projektów doskonalących
- inne, specyficzne dla danej branży zadania związane z poprawianiem działania firmy.
Ważne jest, by przypisać tę funkcję do osoby decyzyjnej, która ma realny wpływ na to, co się dzieje w firmie.
A może outsourcing?
Innym możliwym podejściem jest outsorcingowanie stanowiska koordynatora ds. ciągłego doskonalenia na zewnątrz. Takie rozwiązanie, aby było efektywne, wymaga zaangażowania „zewnętrznej” osoby, obustronnego zaufania i podjęcia długotrwałej współpracy. Z drugiej strony „dostajemy” profesjonalistę z ogromną wiedzą i doświadczeniem, na którego zatrudnienie nie byłoby nas stać. Skąd wziąć taką osobę? Na przykład ja współpracuję na takich właśnie zasadach z wieloma firmami. Skontaktuj się ze mną, a na pewno wypracujemy odpowiedni model współpracy.
Jak więc widzisz, są różne ścieżki doskonalenia firmy. Jedno jest pewne: Musisz najpierw sam znaleźć na to czas, a potem dać ten czas swoim pracownikom.
Czas na doskonalenie – plan minimum
Czyste i uporządkowane miejsce pracy
Pewnym minimum na rozwój jest znalezienie czasu na sprzątanie – to najprostsze działanie doskonalące, choć… niedoceniane w wielu firmach. Każdy pracownik musi mieć czas na regularne posprzątanie swojego stanowiska pracy. Zazwyczaj 5-15 minut wystarcza na uporządkowanie, zamiecenie, przedmuchanie, odłożenie narzędzi na miejsce, zapisanie problemów itp. Ale ten czas musi się znaleźć, jeśli chcesz utrzymać pewne minimalne standardy pracy.
Naturalnie zanim wejdzie się w rytm regularnego utrzymywania miejsca pracy w porządku, trzeba zrobić generalnie porządki (a czasem przeprowadzić gruntowną reorganizację – trochę jak przed świętami w domu 😉), czyli zacząć od wdrożenia standardu 5s (więcej piszę o nim TUTAJ). Ale spokojnie, przeprowadziłem setki godzin szkoleniowych na ten temat i jestem pewien, że to się da zrobić także w Twojej firmie 😉. (Skontaktuj się ze mną, ustalimy termin warsztatów).
Standardy są po to, by ułatwiać pracę
Warto znaleźć też czas na wdrażanie zmian i wprowadzanie (a potem respektowanie) standardów. Można zacząć od zorganizowania dla pracowników krótkich warsztatów, które rozwiązują konkretny, bliski im problem (np. stworzenie kącika czystości, ustalenie zasad sprzątania aneksu kuchennego albo zakupu kawy).
Zarządzanie projektami
Jeśli w firmie są zatrudnieni inżynierowie albo jeśli istnieje tzw. średni szczebel zarządzania, to warto uruchomić w firmie zarządzanie projektami (pisałem o tym m.in. TUTAJ). Projekty to działania na większą skalę i przynoszące większe zyski, ale też wymagające większego zaangażowania.
Czas na doskonalenie powinien być więc zaplanowany, określony w schemacie dnia lub przewidziany w opisie stanowiska. Znajdźcie sobie i swoim pracownikom czas na rozwój. To się zwróci! Zresztą, widzę, że już to robisz, skoro przeczytałeś ten artykuł 😉.
