Jeśli śledzisz na bieżąco moje wpisy na blogu, to wiesz na pewno, że chętnie podejmuję temat strat w firmie. Pisałem o nich między innymi TUTAJ i TUTAJ. W tym artykule rozprawię się z najbardziej niedocenianą stratą, z jaką spotykam się w firmach: chodzi mianowicie o niewykorzystywanie kreatywności i wiedzy pracowników w kwestii usprawniania firmy.
Niewykorzystywanie kreatywności i wiedzy pracowników – tylko na Zachodzie?
Zgadza się. Strata „niewykorzystywanie kreatywności i wiedzy pracowników” pierwotnie w definicjach szczupłego zarządzania nie występowała, gdyż podobno w Japonii byłoby to nie do pomyślenia. W Kraju Kwitnącej Wiśni zaangażowanie i angażowanie pracownika jest czymś najzupełniej normalnym. Przy przenoszeniu zasad szczupłego zarządzania do świata zachodniego dość szybko jednak zaobserwowano istotne różnice między naszymi kulturami. Wtedy właśnie dodaną tę ósmą stratę.
Wyobraź sobie dowolne stanowisko pracy w swojej firmie i zastanów się nad prostą rzeczą. Kto zna je najlepiej? To oczywiste! To pracownik, który jest przypisany do tego miejsca. Pracownik najlepiej zna swoje miejsce pracy, bo spędza w nim 1/3 swojego życia. On wie dobrze, co mu przeszkadza i co można by poprawić, żeby wygodniej mu się pracowało. A jeśli praca będzie lżejsza, wtedy automatycznie pracownik staje się bardziej wydajny dla firmy. Będzie w stanie wykonać swoją pracę szybciej, dokładniej i efektywniej. Przy okazji będzie mniej zmęczony, a co za tym idzie – bardziej zadowolony. Nie będzie myślał o zmianie pracy, ani mu w głowie będą roszczenia finansowe, wzrośnie też jego lojalność względem firmy. Same plusy!
Dlaczego więc strata „niewykorzystywanie kreatywności i wiedzy pracowników” w ogóle istnieje? Wydaje się, że nie powinno być tematu.
Dlaczego nie wykorzystuje się wiedzy pracowników?
Trybiki zamiast ludzi
Niestety, w firmach bardzo często jest tak, że pracownik w chwili, w której przekracza próg zakładu pracy, staje się „trybikiem”. Wymaga się od niego, że będzie wykonywać z góry określone zadania w ściśle określony sposób. Ten sposób jest mu zwykle narzucony przez przełożonego (kierownika, inżyniera itd.). Zbyt rzadko osoby zarządzające interesują się zdaniem pracowników, gdyż wydaje im się, że sami wiedzą lepiej, jak pewne zadania powinny zostać wykonane.
Wina standardów
Drugi powód tego, że niewykorzystywanie kreatywności i wiedzy pracowników staje się faktem, to źle rozumiana standaryzacja.
W każdej firmie istnieją standardy, których pracownik powinien bezwzględnie przestrzegać. Oczywiście procedury są potrzebne (sam wielokrotnie o nich pisałem i na co dzień zajmuję się ich wdrażaniem), ale warto zwrócić uwagę na to, w jaki sposób one powstawały.
Procedury trzeba co jakiś czas aktualizować. Należy sprawdzać, czy się nie przedawniły i czy nadal są potrzebne. Nie ma nic gorszego niż stosowanie się do procedur, które od początku zostały źle napisane lub od jakiegoś czasu nijak się mają do rzeczywistości. Dobra instrukcja to najprostszy, najlepszy i uzgodniony sposób wykonania danej czynności. Tylko tyle i aż tyle. Jeśli taka nie jest, należy ją zmienić. Kropka.
I teraz dochodzimy do sedna. Najlepiej jest, gdy pracownicy sami współtworzą standardy. Wtedy będą one lepiej dopasowane do rzeczywistości i chętniej przestrzegane. Pracownicy będą się z nimi bardziej utożsamiać, bo w końcu mieli udział w ich tworzeniu. Ktoś ich zapytał o zdanie, mogli się wypowiedzieć. Stanie się to dla nich dodatkową motywacją do przestrzegania wymogów.
Pracownik cenniejszy niż złoto
Wiedza pozafirmowa czeka na wykorzystanie
Zdarza się, że nasz pracownik potrafi znacznie więcej, niż nam się wydaje. Ktoś pracuje na przykład na stanowisku tokarza albo specjalisty ds. obsługi klienta, bo po prostu był kiedyś tam wakat, ale jego umiejętności wykraczają daleko ponad to, co robi. Spokojnie mógłby w naszej firmie wykorzystać swój potencjał, tylko trzeba by mu dać inne, lepiej dopasowane do jego umiejętności stanowisko. Firma zyskałaby wykwalifikowanego pracownika, a sam pracownik czułby się doceniony i lepiej zmotywowany. Każdy na tym zyska.
Zwróć uwagę na doświadczenie swoich ludzi. Pamiętaj też, że pracownicy, szczególnie ci ambitni, rozwijają swoją wiedzę, uczestniczą w różnych szkoleniach, robią dodatkowe kursy czy studia. Doceń to. Wykorzystaj ich potencjał i zaproponuj im taką ścieżkę kariery, która zaspokoi ich ambicje, a firmie przyniesie wymierne korzyści. Pamiętaj, że coraz bardziej żyjemy w czaszach, gdy dobry pracownik jest na wagę złota. Po prostu nie stać cię na to, by nie wykorzystywać jego wiedzy.
Mentalność pracowników?
Oczywiście, strata pt. „niewykorzystywanie kreatywności i wiedzy pracowników” może być też spowodowana niechęcią ze strony samych pracowników. Często w firmach słychać narzekanie menadżerów na to, że nikomu nic się nie chce, nikt nie zgłasza żadnych pomysłów, ludziom brakuje kreatywności. Można odnieść wrażenie, że każdy chce tylko odsiedzieć swoje 8 godzin i iść do domu.
Takie lenistwo intelektualne i wyrabianie minimum przez pracowników to realny problem wielu firm. Spotykam się z tym na co dzień. Ale na ile jest ono spowodowane faktem, że nikt nigdy tym ludziom nie dał prawa do wyrażenia własnej opinii? Może są od lat traktowani są właśnie jak trybiki, i to zabiło w nich resztki kreatywności? Gdzie jest prawda? Co jest przyczyną, a co skutkiem?
Rozkład normalny
Moim zdaniem, z pomocą w rozstrzygnięciu tej kwestii przychodzi statystyka. Być może pamiętasz, jak w artykule pt. Opór przed zmianą. Omawiałem tzw. rozkład normalny. O co chodzi?
W każdej grupie statystycznie zawsze znajdą się osoby mało kreatywne albo niechętne do jakiegoś intelektualnego wysiłku ponad minimum, zawsze też będą entuzjaści usprawniania, którzy chcieliby poprawiać świat (albo przynajmniej swoje stanowisko). Większość natomiast plasuje się gdzieś pośrodku – tacy ludzie, jeśli będą mieć warunki do dodatkowego zaangażowania albo pojawi się taka konieczność, to w to wejdą, a jeśli nie – będą robić swoje. Odbiją grzecznie kartę na wejściu i wyjściu, i raz w miesiącu będą czekać na wypłatę.
Naturalnie, jak się domyślasz, ta krzywa może być przesunięta nieco w lewo (czyli większość będzie obojętna). Jeśli tak właśnie jest w Twojej firmie, to, moim zdaniem, może to oznaczać, iż pracownicy nigdy nie byli wysłuchiwani, a w firmie nie ma kultury współpracy z załogą. Relacje są złe i każdy pracuje „bo musi”.
Ale może też być odwrotnie. Znam wiele firm, w których krzywa jest przesunięta w prawo. Ludzie mają tak dużo pomysłów usprawniających, że nie dają radę wszystkich wprowadzić w życie 😉. Normalne jest, że kombinuje się, co jeszcze można poprawić, co zmienić, żeby się lepiej pracowało. Istnieją schematy postępowania przy zgłaszaniu pomysłów i ich realizacji, a ludzie wiedzą, że te pomysły służą im samym (nierzadko dostają za nie też finansowe profity).
Jak zdiagnozować, czy 8. strata występuje w Twojej firmie?
Krok 1
Zacznij od sprawdzenia „infrastruktury”. Zorientuj się, czy Twoi pracownicy mają możliwość dzielenia się swoimi pomysłami i sugestiami. Jak w praktyce się to odbywa? Komu mogą zgłaszać pomysły? Kiedy? Elektronicznie, czy na papierze? Czy masz w firmie odpowiednie formularze? Tak, tak, do tego też przydają się mądre standardy. Jeśli nie zrobisz systemu zgłaszania pomysłów, to aktywnością w najlepszym razie wykażą się jednostki, te najbardziej zdeterminowane (i to tylko przez jakiś czas, bo potem sobie odpuszczą). Reszta nie będzie się wychylać.
Krok 2
Zastanów się dalej, czy jesteś w stanie wskazać, które ze zmian w Twojej firmie zostały zapoczątkowane przez pracowników. Czy pracownicy różnych szczebli biorą udział w projektach doskonalących, tworzeniu instrukcji i zasad? Ile razy w ubiegłym roku ktoś podzielił się z Tobą jakimś fajnym pomysłem mogącym poprawić Twoją firmę albo jego własne stanowisko? Jeśli tak się zdarzyło, jak do tego podszedłeś? Czy doceniłeś tego człowieka?
Pomysły na wykorzystywanie kreatywności i wiedzy pracowników
Kluczem do sukcesu jest wciąganie pracowników w działania usprawniające ich miejsce pracy. Musisz zrobić wszystko, by zrozumieli, że mają na coś wpływ, że są ważni, że nie są „trybikami”. Zaangażuj ich w tworzenie procedur i instrukcji, których następnie będą przestrzegać, albo w aktualizację tych zasad.
Z pomocą przychodzi kilka sprawdzonych „narzędzi”. Są to pomysły, które – jeśli zostaną wdrożone z głową – potrafią wywrócić firmę do góry nogami 😉 (naturalnie w tym dobrym rozumieniu). Są to m.in.:
1. Systemy sugestii
Systemy sugestii to nic innego, tylko ustalony sposób na zgłaszanie pomysłów. Kto to może zrobić? W jaki sposób najlepiej zgłosić pomysł? Komu? Kto i kiedy rozpatruje wnioski? Kto je wdraża? Co ma z tego pracownik? Takie systemy tworzę na co dzień i dają one naprawdę niesamowite efekty. Temat jest szeroki, więc kiedyś na pewno do niego wrócę 😉
2. Projekty doskonalące
Projekt to uporządkowany sposób na wprowadzanie zmian w firmie. Więcej o tym pomyśle znajdziesz w innych moich artykułach. Wyjaśniam w nich, jak zarządzać projektami w małej firmie i jak przekłada się to na zaangażowanie pracowników i ich zadowolenie z pracy. Informacji szukaj np. TUTAJ.
3. Tworzenie dokumentacji firmowej z pracownikami
Niezależnie od tego, czy lubisz standardy, czy nie, na pewno zdajesz sobie sprawę z tego, że Twoja firma nie może istnieć bez standaryzacji, a budowanie dokumentacji firmowej jest tu jednym z najważniejszych elementów. O tym też już swego czasu pisałem, więc jeśli jesteś więc ciekaw, jak podejść do tego tematu, zerknij TUTAJ. Znajdziesz tam prostą instrukcję, jak tworzyć standardy RAZEM z pracownikami, tak, by widzieli w tym sens, a tym samym mocniej się angażowali.
4. Podział odpowiedzialności
Podział odpowiedzialności za miejsce pracy to prosty, ale bardzo skuteczny sposób na zaangażowanie pracowników i podniesienie efektywności pracy.
W praktyce robi się tak, że dzieli się cały obszar firmy pomiędzy wybranych ludzi, którzy stają się liderami danego obszaru. To świetna metoda, żeby pracownik poczuł, że ma realny wpływ na to, co dzieje się w jego obszarze i mógł puścić wodze kreatywności, jeśli chodzi o usprawnianie.
Pracownik, który zaczyna czuć się „właścicielem” danego miejsca (nawet jeśli jest to jedynie aneks kuchenny), dba o nie i je rozwija. Po prostu zaczyna mu się chcieć to robić. Zaczyna mu zależeć 😉. Więcej na ten temat znajdziesz TUTAJ.
Więcej autonomii?
W wielu firmach widać tendencję, która bardzo mi się podoba, żeby dawać pracownikom coraz większą autonomii w wykonywaniu powierzonych im zadań. Można tu iść w kierunku całościowym, partycypacyjnym, albo skoncentrować się na pewnych aspektach, np. pozwolić pracownikom na samodzielność w kwestii rozwiązywania problemów lub np. nawiązywania kontaktów z nowymi klientami. Niezależnie jednak od zasięgu, warto mieć w pamięci słowa Petera Druckera, który powiedział: „Dajcie ludziom swobodę działania, a zaskoczą was swoją pomysłowością”.
Jak stopniowo poszerzać autonomię pracowników i na co zwrócić uwagę – to temat na kolejny artykuł. Pojawi się już niebawem na moim blogu. Zamów newsletter, żebym mógł Cię informować na bieżąco 😉
Pamiętaj, że masz w swojej firmie najlepszych konsultantów, którzy są kopalną wiedzy o problemach i możliwościach rozwoju Twojej firmy. Od Ciebie zależy, czy skończy się na narzekaniu pracowników, czy dasz im narzędzia i wiedzę, żeby problemy przekuwać w rozwiązania z zyskiem dla nich samych i dla firmy.
