To już mój trzeci artykuł na temat organizacji miejsca pracy i wdrożenia 5s. W pierwszym (TUTAJ) wydobyłem 7 zalet z wdrożenia tych zasad w firmie. W drugim pisałem o przygotowaniach do wdrożenia oraz pierwszych dwóch etapach – selekcji i systematyce. Selekcja to etap 3 x NAJ, a systematyka to wspaniała zabawa. Nie wierzysz? Przeczytaj.
Teraz nadszedł czas na kolejne kroki wdrożenia standardu 5s.
Sprzątanie (trzeci krok 5s) – uporządkuj i ustal, jak zadbasz o porządek
Po selekcji i systematyce, gdy już usuniesz wszystko, co niepotrzebne oraz poukładasz przydatne rzeczy zgodnie z zasadami ergonomii i zdrowego rozsądku, przechodzimy do sprzątania. Tak, wiem, że to niekoniecznie dobrze się kojarzy. Czas odczarować sprzątanie i dostrzec w nim potencjał na poprawę komfortu pracy oraz na znalezienie w firmie dodatkowych pieniędzy 😉
Etap sprzątania bardzo podnosi jakość pracy pracowników, angażuje ich do wspólnego działania, a także poprawia wizerunek firmy w oczach klientów i różnych audytów czy inspektorów.
Zatem do dzieła.
Czyszczenie, mycie i odświeżanie…
Stare przysłowie głosi: Jak sobie pościelisz, tak się wyśpisz. W 3. kroku wdrażania standardu 5s (informacje na temat 5 kroków „S” znajdziesz TUTAJ) faktycznie chodzi o posprzątanie. Zwróć tylko uwagę, że czyścimy dopiero w trzecim kroku, a nie od początku. Dlaczego. Powód jest bardzo prosty: Chodzi po prostu o to, żeby nie czyścić rzeczy, które powinny zostać usunięte albo gdzieś wyniesione.
Trzeba więc wyczyścić maszyny, podłogi, szafy, wózki, narzędzia, umyć okna (któreś święta na pewno się zbliżają J) – bo dzięki czystym szybom i świetlikom możemy zaoszczędzić trochę energii elektrycznej. (Tak na marginesie, niektórzy mówią o tym etapie, że to powrót do stanu pierwotnego – niech maszyna wygląda tak, jak zaraz po zakupie J). Warto też pomalować stare osłony, wymienić uszkodzone uchwyty itp.
Sprzęt czyszczący to ważna sprawa
Kolejnym krokiem 3s jest dobór odpowiedniego sprzętu czyszczącego i w ilości odpowiedniej do warunków pracy, rodzaju zabrudzeń oraz liczby pracowników. Ten sprzęt również powinien zostać oznaczony zgodnie z zasadami 5s – czyli mieć swoje opisane miejsce.
Jeśli na hali produkcyjnej jest jedna miotła, w dodatku złamana, to nie dziw się, że dziesięciu pracowników nie będzie w stanie na koniec zmiany zamieść wszystkiego, czego byś oczekiwał. Widziałem kiedyś w magazynie o gabarytach kilkudziesięciu metrów kwadratowych miotełkę z 20-centymetrową szufelką – nie idźmy tą drogą. Dajmy pracownikom szansę zadbać o swoje miejsce pracy.
Sprzęt do sprzątania to ważna sprawa. Sprawdź, czym sprzątają Twoi pracownicy.
Eliminuj problem w miejscu jego powstawania
Najlepiej byłoby naturalnie nie dopuszczać do tworzenia się brudu. Jeśli z maszyny sypią się wióry drewna lub plastiku, odpady metalowe itp., zastosuj osłony, zsypy, pojemniki tak, żeby cały odpad wpadał od razu do odpowiedniego pojemnika. Jeśli spada na ziemię, pracownicy go roznoszą na butach po całej hali, tym samym dokładacie sobie sporo pracy.
Kto za co odpowiada, czyli obszary odpowiedzialności
Prawdopodobnie macie w firmie naturalny podział, który z pracowników odpowiada za jaką część firmy. Ale jeśli do tej pory tego nie zrobiłeś albo wciąż wybuchają z tego tytułu spory, najwyższy czas jasno wydzielić obszary odpowiedzialności.
Zasada jest taka, że cały obszar firmy powinien zostać podzielony na konkretne osoby, ewentualnie stanowiska (w przypadku pracy zmianowej). Chodzi o to, żeby w danym momencie za jeden obszar odpowiadała jedna osoba. Takie rozwiązanie:
- zwiększa odpowiedzialność pracownika za dany obszar,
- umożliwia wskazanie osoby kontaktowej w przypadku uwag do obszaru (kto odpowiada za wdrożenie poprawek),
- eliminuje niejasności w zespole dotyczące podziału obowiązków.
Zasady sprzątania i check-lista
Ostatnim elementem trzeciego kroku jest ustalenie zasad sprzątania: kto, czym, jak często oraz co sprząta i czyści. Wszystko zależy od rodzaju firmy i kreatywności pracowników odpowiadających za to zadanie.
Najlepiej podczas rzeczywistego sprzątania wypisać od razu, jaki element danej maszyny i jak często powinien być czyszczony. Duża część zadań to czynności codzienne, ale są pewne zadania (czyszczenie elementów konstrukcyjnych, trudno dostępnych miejsc, okien itp.), które czyści się co tydzień, miesiąc albo nawet raz do roku.
Warto stworzyć check-listę, na której pracownicy potwierdzają wykonanie zadania (znamy takie rozwiązania np. z toalet na stacjach benzynowych; nie ma przeszkód, żeby wdrożyć coś podobnego u siebie w firmie).
Sprzątanie to dobry wstęp do utrzymania maszyn (TPM)
Etap sprzątania jest idealnym punktem wyjścia do uruchomienia w firmie tzw. metody TPM, czyli zadbania o utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym. Temat TPM jest bardzo ciekawy i z pewnością opiszę go dokładnie w jednym z moich artykułów. Generalnie chodzi o ustalenie zasad regularnych przeglądów maszyn w celu poprawy ich niezawodności. (Jeśli jesteś zainteresowany już teraz tym tematem, napisz do mnie, porozmawiamy o szczegółach).
Standaryzacja (czwarty krok 5s) – określ i spisz swoje firmowe zasady
Pierwsze trzy etapy wdrożenia 5s realnie i dość szybko zmieniają firmę. Jest czystsza, lepiej poukładana, efektywniej i bardziej komfortowo się w niej pracuje (te zalety mógłbym wymieniać w nieskończoność 😉). Na nic jednak zdadzą się te etapy, jeśli nie wprowadzimy standaryzacji, czyli nie spiszemy wszystkich obowiązujących reguł.
Spisanie zasad jest punktem odniesienia do ustaleń, które kiedyś padły, oraz wzorcem, od którego obserwujemy wszystkie odchylenia.
Co to jest standard? Moja ulubiona definicja brzmi:
Standard to uzgodniony, najlepszy, najprostszy i najbezpieczniejszy sposób wykonania danej pracy.
Zadbaj o standardy wizualne
Na tym etapie warto opracować własne szablony i zestawienia z wykorzystaniem elementów wizualnej identyfikacji marki. Wszystko po to, aby utrzymać spójny przekaz i żeby po prostu było ładnie.
Chodzi mi m.in. o:
- szablony fiszek do opisu segregatorów (np. z logiem firmy, opisem zawartości i ew. miejscem przechowywania),
- kolorystykę linii wydzielających przestrzenie na podłodze – ustal nie tylko kolor, ale i grubość.
- szablony dokumentów wewnętrznych (procedury, instrukcje),
- szablon stopki e-mail.
Dobrze przygotowany szablon niesamowicie poprawia organizację miejsca pracy (łatwiej się pracuje), uprasza też wdrażanie 5s. W końcu stosowanie jednolitych rozwiązań poprawia wizerunek firmy w oczach klientów i kontrahentów.
Instrukcje robocze a wdrożenie 5s
Temat instrukcji wykracza nieco poza typowy zakres wdrożenia 5s, ale jeśli do tej pory tego nie stworzyliście sobie w firmie własnych instrukcji, to jest to dobry moment, aby zacząć je redagować (na określonym szablonie). Mam tu na myśli przykładowo instrukcje przezbrojenia, montażu elementu na maszynie czy opisujące typowe defekty danego produktu, na który trzeba zwrócić uwagę.
Temat instrukcji roboczych (jak i po co je tworzyć) będzie jednym z kolejnych tematów na artykuł 😉 Tak przy okazji – jeśli chcesz być na bieżąco i nie przegapić nowych treści – zamów newsletter. Przy okazji otrzymasz jeszcze w promocji bezpłatnego e-booka o szukaniu oszczędzać w firmie.
Samodyscyplina (piąty krok z 5s) – utrzymuj i udoskonalaj wdrożone rozwiązania
Standard 5s używa sformułowania „samodyscyplina”, ale ja zdecydowanie wolę tłumaczenie „samodoskonalenie”. Uważam, że najłatwiej utrzymać jakieś zasady, jeśli ciągle myślimy o nich, szukając możliwości ich poprawienia.
Niezależnie, jak to nazwiemy, ostatni etap wdrażania 5s jest najtrudniejszy. Trzeba utrzymać zasady, które wdrożyliście.
Aby przez kolejne lata cieszyć się z owoców wdrożenia 5s i aby Twoje miejsce pracy stawało się coraz lepsze, pamiętaj o kilku zasadach:
1. Przykład idzie z góry
Temat 5s musi być ważny i żywy, trzeba więc do niego nawiązywać podczas rozmów i spotkań z pracownikami. Jeśli właściciel (menedżerowie, kierownicy) będą zwracać uwagę na stan utrzymania 5s, to wszystko będzie dobrze. Ale jeśli zaczną przechodzić obojętnie obok coraz większego bałaganu, ciężko będzie utrzymać ład i może się okazać, że całą zabawę trzeba będzie zaczynać od początku.
2. Wiedzę trzeba wciąż uzupełniać
Pracownicy (i zarządzający) powinni wiedzieć, co to jest 5s. Ważne są nie tylko wprowadzające szkolenia (dla nowych pracowników), ale i szkolenia i warsztaty przypominające zasady poprawy organizacji miejsca pracy dla doświadczonych pracowników.
Warto też rozwiesić w firmie plakaty z zasadami 5s (taki plakat możesz pobrać z mojej strony. Hasło dostępne jest dla czytelników newslettera lub dla członków grupy Ciągłe Doskonalenie na FB). Plakat możesz wydrukować na jakiejś tablicy albo – lepiej – w formie dużego banera na dobrze widocznej ścianie.
3. Konieczne są regularne przeglądy i audyty
Żeby utrzymać zasady, które wdrożyliście w firmie, trzeba wprowadzić jakąś formę regularnych audytów, przeglądów sprawdzających, czy przyjęte standardy są przestrzegane. Chodzi tu o kilka rzeczy:
- Pracownicy z czasem przyzwyczajają się do drobnych odchyleń, niedociągnięć standardu i ktoś powinien im na to zwrócić uwagę (najlepiej osoba niezwiązana bezpośrednio z obszarem).
- Audyt to okazja do konstruktywnej dyskusji, czy obowiązujące zasady są ciągle aktualne i czy pomagają w pracy (bo jeśli miałyby utrudniać, to trzeba się z nich wycofać).
- Audyt powinien być raczej inspiracją dla pracowników obszaru niż tylko suchym sprawdzeniem poprawności przestrzegania standardu.
Na tablicy 5s obszaru powinna powstać lista zadań do wykonania. Po każdym przeglądzie trzeba na niej zapisać wszystkie uwagi, a potem do każdego zadania przypisać osobę odpowiedzialną.
Audyty 5s wykonują zazwyczaj odpowiednio przeszkoleni w tym temacie audytorzy według ustalonego harmonogramu i z wykorzystaniem standardowych formularzy. Takie systemowe rozwiązanie pozwala na skuteczne utrzymanie i rozwój 5s w firmie. Jeśli nie wiesz, jak zorganizować skuteczny system audytów 5s, skontaktuj się ze mną, naprawdę jestem świetny w tych sprawach i niejednej firmie już pomogłem 😉
4. Potrzebny jest dobry PR standardu 5s wśród pracowników
Warto wspierać zmiany zapoczątkowane standardem 5s i ciągle dbać o dobrą organizację miejsca pracy. Można organizować różnego rodzaju konkursy (np. na najlepsze usprawnienie 5s, na najlepsze wyniki audytów). Słowem, chodzi o budowanie pozytywnego wizerunku standardów wśród pracowników.
Safety (krok dodatkowy) – bezpieczeństwo ponad wszystko
Wszystkie 5 kroków standardu 5s już opisałem. Ale ostatnio coraz modniejsze w firmach jest dodawanie szóstego „esa” – bezpieczeństwa (ang. safety). Ja tego raczej nie robię, bo uważam, że jeśli ktoś poważnie traktuje wdrażanie 5s, to widzi, że troska o bezpieczeństwo pracy przyświeca wszystkim 5 krokom, ale sama idea jest bardzo szczytna. Myśląc o safety, możemy się skupić na potencjalnie niebezpiecznych miejscach, dostępności apteczek i gaśnic, niezastawianiu dróg komunikacyjnych itp.
Swoim zwyczajem, znowu się rozpisałem. Pora hamować 😉. Czytelników proszę o wybaczenie, niektóre wątki musiałem przyciąć (mam świadomość, że nie napisałem wiele o standaryzacji, audytach i zasadach sprzątania), bo nie sposób wszystkiego opisać w jednym tekście. Będę wracał do tych tematów w kolejnych artykułach. Zapraszam do śledzenia mojego bloga.
Tymczasem zachęcam do działania, warto 5s wdrożyć w każdej instytucji i firmie.
Pamiętaj, jestem najlepszym specjalistą, jakiego znasz, od tych tematów. W razie potrzeby dzwoń bądź skontaktuj się ze mną mailowo, przez FB albo LinkedIn. Czekam na Ciebie 😉
