W moich artykułach piszę o sposobach na usprawnianie organizacji. Dzisiaj będzie o tym samym, ale nieco z innej beczki – opiszę 10 zasad KAIZEN. Jak wiadomo, wprowadzanie zmian zawsze wiąże się z mniejszym lub większym oporem wśród pracowników i osób zarządzających. Każdy jest przyzwyczajony do określonego stanu rzeczy i ciężko mu zauważyć, że może być inaczej, jeszcze trudniej jest znaleźć ciekawe rozwiązanie, a już najtrudniej je wdrożyć.
Żeby skutecznie poprawiać firmę, trzeba zmienić nastawienie. Z pomocą przychodzi tu właśnie 10 zasad KAIZEN (jap. kai-zen = zmiana na lepsze), które są mentalnym fundamentem szczupłego zarządzania.
Zapraszam, przeczytajcie:
1. Problemy stwarzają możliwości
Nikt z nas nie chce problemów, prawda? Prawda. Ale – paradoksalnie – jest tylko jeden sposób na to, żeby problemy nie stanowiły problemu 😉. Trzeba je „oswoić”, czyli zacząć w nich widzieć potencjał do rozwoju i ciągłego doskonalenia. Bo pomyślcie… Gdyby człowiek nie miał problemu z przesunięciem czegoś ciężkiego z miejsca na miejsce, nigdy nie wynalazłby koła.
I tak jest ze wszystkim. W chwili gdy pojawia się problem, pojawiają się też nowe możliwości. Rozpoznanie i analiza przyczyn problemu pozwalają na jego przezwyciężenie (i sprawienie, by w przyszłości się nie pojawił), a każde przezwyciężenie problemu czyni człowieka (firmę) silniejszym w myśl zasady: Co nas nie zabije, to nas wzmocni.
2. Pytaj 5 razy „Dlaczego?” (Metoda 5 why)
Pamiętacie przygody Pana Samochodzika? W książce o skarbie templariuszy była taka scena, kiedy bohaterowie dostają wskazówkę, aby zejść do studni na głębokość 5 metrów. Schodzą, patrzą, są boczne drzwi. Wchodzą w nie, a drzwi się za nimi zatrzaskują. Co się stało? Nie zeszli odpowiednio głęboko. Zwodniczy korytarz znajdował się nie na pięciu, a na trzech metrach głębokości – dali się wciągnąć w pułapkę.
Chodzi o to, żeby pytać i pytać, i drążyć temat tak długo, aż znajdziemy rzeczywiste przyczyny problemów, a nie dać się „zwieść” pierwszą – pozornie właściwą – odpowiedzią. Ta zasada sprawdza się nie tylko w firmie, ale też w życiu – jak zresztą wszystkie zasady KAIZEN 😉
Oto przykład z firmy produkcyjnej: Pracownik wyciera regularnie plamę z podłogi. Można ustalić zasady mycia tej plamy i dobrać odpowiedni sprzęt, ale można też zadać sobie pytanie: „Skąd się bierze plama?”. „Bo kapie z maszyny” – padnie odpowiedź. „Dlaczego kapie?” „Bo olej wycieka ze zbiornika”. „Dlaczego wycieka?” „Bo ktoś za dużo nalał”. „Dlaczego za dużo nalał?” „Bo zepsuty jest czujnik poziomu oleju”. (W tym wypadku wystarczyły 4 pytania „dlaczego”, ale zasada umownie mówi o pięciu).
3. Bierz pomysły od wszystkich
Powiedziałbym, że ta zasada wymaga odrobinę… pokory (piszę to szczególnie do szefów, dyrektorów, właścicieli, prezesów itp). Chcesz poprawić organizację konkretnego stanowiska (obszaru, miejsca) w swojej firmie? To wiedz, że nikt nie zna problemów tego konkretnego miejsca tak dobrze, jak człowiek, który tam na co dzień pracuje. Każdy pracownik wie najwięcej o swoim miejscu pracy.
Opłaca się brać pomysły od wszystkich. Wiedza szeregowego pracownika (jeśli tylko uczestniczy w danym procesie) może być bardziej cenna niż pomysły sowicie opłacanego menedżera. I jeśli pozwolisz mu na zgłaszanie pomysłów, to niejednym Cię zaskoczy. On poczuje się doceniony i bardziej związany z firmą – a Twoja firma zyska pomysły do wdrożenia.
4. Myśl nad rozwiązaniami możliwymi do wdrożenia
Jeśli czytasz czasem moje artykuły (albo jesteś moim Klientem), to wiesz, jak lubię proste rozwiązania 😉. Wiele razy pisałem o tym, żeby nie ładować góry pieniędzy w skomplikowaną aplikację, skoro taka za kilkaset złotych ma wszystkie potrzebne nam funkcjonalności.
Nie jest sztuką wydanie miliona na nową maszynę. Sztuką jest wymyślenie, co jest nie tak ze starą, że osiąga zaledwie ułamek swojej wydajności (poczytaj więcej o wskaźnikach firmowych).
Nie szukaj na siłę czegoś, co jest trudne i skomplikowane (w dodatku zwykle drogie). Ulepszaj to, co masz, i bazuj na tym, czym dysponujesz.
5. Odrzucaj ustalony stan rzeczy
Zawsze można coś poprawić. Prawda jest taka, że cokolwiek robisz (i czymkolwiek się zajmujesz), możesz to zrobić lepiej, szybciej albo taniej. Nie zamykaj się w myśleniu, że skoro od 15 lat robisz coś tak i tak, to jest to najlepsza metoda. Albo – jeszcze gorzej: „Skoro od 10 lat nie dało się nic z tym zrobić, to pewnie tak już musi być”. Nic bardziej mylnego!
Cała historia ludzkich wynalazków jest związana z ludźmi, którzy odrzucili ustalony stan rzeczy i odważyli się myśleć niestandardowo, inaczej niż wszyscy wokoło. Popatrzyli na coś z innego punktu widzenia. A potem wymyślili 😉.
6. Wymówki, że czegoś się nie da zrobić, są zbędne
Od wielu lat pracuję z przedsiębiorcami i wciąż zastanawiam się, z czego biorą się tego typu wymówki. Może to po prostu opór przed zmianą? A może lenistwo, rutyna albo przyzwyczajenie? Żeby być czegoś pewnym, należy najpierw spróbować, sprawdzić i przetestować. Nie da się inaczej. A porażka? Cóż… Jak powiedział Malcolm Forbes: „Porażka jest sukcesem, jeśli jesteśmy w stanie się z niej czegoś nauczyć”.
7. Wybieraj proste rozwiązania, nie czekając na te idealne
Powiedziałem (przy zasadzie piątej), że cokolwiek robisz, możesz to zrobić lepiej, szybciej albo taniej. Tak rzeczywiście jest. Ale w tej regule tkwi pewna pułapka. Polega ona na tym, że kiedy pojawia się pomysł, to zamiast go wdrażać, szuka się… pomysłu lepszego. Nie tędy droga. Pomysły warto wcielać w życie w miarę szybko, żeby szybko zacząć się cieszyć z osiągniętych korzyści. Nie warto czekać na kolejny pomysł, skoro jeden już mamy.
Jasne, że każdy chciałby od razu zrobić coś spektakularnego, co przyniesie mu niesamowite zyski. Ale 10 zasad kaizen wytycza drogę małych kroków – nie rewolucyjnych posunięć. Cenniejsza jest codzienna konsekwencja w stawianiu się trochę lepszym (doświadczanie, eksperymentowanie i próbowanie) niż jednorazowa superakcja.
8. Użyj sprytu zamiast pieniędzy
To mojaulubiona zasada. Kiedyś na Facebooku zamieściłem zdjęcie komódki na buty wykonanej przez moją córkę z 3 pudełek po butach sklejonych żółtą taśmą malarską. To było kilka miesięcy temu. I wiecie co? Komódka stoi nadal w przedpokoju i znakomicie spełnia swoje zadanie. Jasne, że za kilkaset złotych można kupić lepszą: piękniejszą i solidniejszą. Ale jeśli akurat nie ma na koncie pieniędzy? Czy brak środków finansowych jest wystarczającym powodem, żeby czegoś nie robić?
W naszych głowach często tkwi przekonanie typu: „Gdybym miał więcej pieniędzy, to… (i tu wysypuje się zwykle lista niezrealizowanych pomysłów, niespełnionych zamiarów i porzuconych marzeń – podszyta żalem i frustracją, że „przecież bez pieniędzy się nie da”). Otóż bez pieniędzy da się zrobić więcej, niż nam się wydaje. Żeby usprawniać firmę, nie trzeba ponosić gigantycznych nakładów. Można z powodzeniem wdrażać mniej kosztowne rozwiązania, czerpiąc z tego niesamowite korzyści.
Ósma zasada kaizen głosi, że spryt jest ważniejszy od pieniędzy. Słowem-kluczem jest tu: zaangażowanie i wiara w to, że się da. No i dostrzeżenie własnego potencjału. Masaaki Imai – guru filozofii szczupłego zarządzania – powiedział kiedyś: „Nie sztuką jest sprawne zarządzanie, gdy ma się olbrzymie zasoby finansowe, zasoby fantastycznych doświadczonych ekspertów i świetnych pracowników. Sztuką jest odnieść sukces, gdy nie ma się nic”.
9. Pomyłki koryguj na bieżąco
Jak już mówiłem, kaizen to filozofia małych kroków – zwykle nieidealnych 😉. Zgodnie z kolejną z 10 zasad kaizen należy stale monitorować wprowadzone zmiany, a gdy okaże się, że coś nie działa tak, jak powinno (a na pewno okaże się tak wcześniej czy później), to szybko to skorygować.
W Toyocie (i wielu innych świetnie zorganizowanych firmach) działa system: PLAN-DO-CHECK-ACT (czyli: 1) zaplanuj; 2) wykonaj na próbę; 3) sprawdź, czy to jest to, o co chodziło; 4) popraw, a jeśli jest OK, działaj). Warto pozwolić sobie na małe błędy po to, żeby uniknąć dużych.
Testuj, sprawdzaj, poprawiaj. Jak mówi Henry Ford: „Porażka jest po prostu okazją do tego, by zacząć od nowa, tym razem w bardziej inteligentny sposób”.
10. Ulepszanie nie ma końca
Jeśli spodziewasz się, że proces doskonalenia kiedyś się skończy, to się grubo mylisz. Zawsze można i należy szukać możliwości do usprawnień. Na drodze ciągłego doskonalenia nie ma mety. W tej drodze najważniejsza jest… sama droga. Ale wierz mi, nudzić się na niej nie sposób.
Chodzi o to, żebyś jutro (Ty, jak i Twoja firma) był odrobinę lepszym niż dzisiaj. Proste, prawda?
I na koniec rada:
Work smarter, not harder!
Pracuj mądrzej, nie ciężej!
