Spotykam się na co dzień z wieloma przedsiębiorcami. Niektórzy mają biznesy świetnie zorganizowane, inni gorzej, ale zasadniczo łączy ich jedno: potrafią liczyć i analizować rynek.
Co przede wszystkim liczą i analizują przedsiębiorcy? Wielkość sprzedaży, ilość klientów, stany magazynowe, no i oczywiście to, co najważniejsze: dochód – to liczy (prawie) każdy. Natomiast prawie nikt nie liczy i nie mierzy procesów wewnątrzfirmowych.
Wskaźniki firmowe – czym są i do czego służą
Drodzy Przedsiębiorcy, nie mogę się nadziwić, że w sprawach wewnętrznej organizacji firmy zdajecie się na intuicję albo… kontrolę wizualną. Uważacie, że skoro pracownik siedzi przy laptopie albo stoi przy maszynie, a maszyna kręci się non stop, to znaczy, że wszystko gra? Wydaje się Wam, że wiecie, co się dzieje w firmie? Że pracownicy pracują efektywnie, a maszyna jest wykorzystywana w pełni swoich możliwości? Wierzcie mi – tak nie jest! 😉
Bez twardych danych i liczb pozostajecie w sferze wyobrażeń o swojej firmie!
A przecież właściwie wszystko można opisać za pomocą liczb, które tak lubimy, bo to liczby pokazują mierzalną, powtarzalną i porównywalną rzeczywistość. Drodzy Przedsiębiorcy, zacznijcie je stosować w swoich procesach wewnątrzfirmowych!
Nie wystarczy rąbać siekierą
Intuicja jest dobra na początku albo gdy jesteście usatysfakcjonowani tym, co macie teraz. Przestaje jednak wystarczać, kiedy chcecie na poważnie wejść w tematy doskonalenia firmy.
Nie używając liczb, o swojej firmie możecie powiedzieć co najwyżej tak: „maszyny RZADZIEJ się psują”, „klienci są BARDZIEJ zadowoleni”, „mamy WIĘKSZĄ wydajność firmy”, „WIĘCEJ w tym miesiącu wyprodukowaliśmy”, „jest CHYBA MNIEJ odpadów”. Co realnie mówią te stwierdzenia? NIC.
Taka dokładność opisu procesów wewnątrzfirmowych przypomina rąbanie siekierą. Drwal rąbie na oko, MNIEJ WIĘCEJ, i to rzeczywiście w zupełności wystarcza – kilka centymetrów tu lub tam nie robi nikomu różnicy. Ale wyobraźmy sobie, że to samo drewno bierze do obróbki cieśla. Weźmie siekierę? Nie. Będzie musiał zwiększyć dokładność pomiaru i użyje pewnie metra. A kiedy to samo drewno trafi do stolarni, w której powstają eleganckie meble, już nie tylko centymetr, ale każdy milimetr będzie miał znaczenie.
Po co o tym mówię? Żeby Wam uświadomić, że:
Narzędzia pomiarowe trzeba dobrać do tego, jaki efekt chcemy osiągnąć. Nie da się być bardziej dokładnym od używanych narzędzi pomiarowych.
W firmach rolę przyrządów mierniczych przejmują różnego rodzaju wskaźniki firmowe.
Wskaźnik jest to więc liczbowe określenie czegoś, co chcemy zmierzyć czy opisać.
Wskaźniki firmowe – Jak zacząć wdrażanie?
Okej, zakładam, że przekonałem Was do konieczności mierzenia procesów wewnątrz firmy. Teraz, skoro już chcecie to robić, powiem Wam, jak się za to zabrać i co właściwie mierzyć.
Metoda full
Jeśli masz dobrze ułożoną firmę, ze zdefiniowaną misją, wizją, celem, i wiesz dokładnie, co chcesz osiągnąć, powinieneś zbudować system wskaźników w oparciu o metodę Hoshin Hanri. Świetny artykuł na ten temat znalazłem tutaj: https://lean.org.pl/wp-content/uploads/2016/09/Slawomir-Kubiak-Hoshin-Kanri-czyli-jak-skutecznie-zrealizowac-strategie-i-wykorzystac-w-pelni-potencjal-firmy.pdf?3c1f41
(Mógłbym naturalnie sam opisać szczegółowo tę metodę, ale moim zdaniem warto docenić pracę, którą ktoś włożył w opracowanie naprawdę solidnego artykułu).
Ale bądźmy szczerzy: ta metoda nie jest prosta i można ugrzęznąć na długie miesiące przy jej wdrażaniu. Choć jestem zdania, że – jeśli myślisz o firmie długofalowo – warto podjąć ten wysiłek. W razie potrzeby oczywiście służę pomocą 😉
Po prostu wskaźniki
Ja – jak już wiecie – cenią sobie najbardziej proste rozwiązania, które szybko mogą przynieść zaskakujące efekty.
Na początku usiądź i zastanów się, za jaki obszar chcesz się zabrać. To może być np. obsługa klienta, logistyka, awaryjność maszyn albo wydajność (jakość pracy) pracownika. To będzie ten moment, w którym przejdziesz od „rąbania siekierą” do używania hebla czy frezarki – zaczniesz mieć możliwość, by precyzyjnie „obrabiać” temat, który Cię zainteresował.
Istnieje wiele odgórnie zdefiniowanych wskaźników, które używane są standardowo na całym świecie (listę najbardziej popularnych podam w jednym z kolejnych artykułów – więc żeby nie przegapić – zapisz się na mój newsletter). I można je z powodzeniem wdrożyć w swojej firmie.
Podaję kilka przykładowych:
- Ilość reklamacji – zazwyczaj jest to stosunek liczby reklamacji (zgłoszeń klienta) do wszystkich zrealizowanych zleceń (wyrażony procentowo).
- Efektywność wykorzystania maszyn (tzw OEE) – pokazuje, ile dana maszyna wyprodukowała w stosunku do tego, ile mogła wyprodukować (według wskazań producenta lub możliwości technologicznych).
- Koszt pozyskania klienta – sumuje wszystkie koszty poniesione w celu pozyskania klienta.
Jeśli temat wskaźników firmowych Cię zainteresował i czujesz, że to jest to, czego Ci brakowało, skontaktuj się ze mną. Wybierzemy wskaźniki najlepsze dla Twojej firmy, a potem pomogę Ci je wdrożyć.
Wskaźniki firmowe – nietypowe przykłady
Kiedyś kolega podał ciekawy przykład zaskakującego wskaźnika. Otóż tenże kolega chciał być lepszym przełożonym dla swoich pracowników. Trudno jednak pytać ich co miesiąc o zdanie. Postanowił znaleźć sobie wskaźnik pośredni. Określił go jako liczbę książek, które przeczyta w ciągu roku w tematyce bycia lepszym przełożonym. Jego założenie było proste: Uznał, że wiedza, którą pozyska z książek, musi przełożyć się na to, iż stanie się lepszym przełożonym. Co myślicie o jego pomyśle?
A wiecie, jaki jest dobry wskaźnik, by sprawdzić skalę spowolnienia albo wzrostu gospodarczego w danym kraju? – Jest nim produkcja palet. Na paletach przewozi się większość produkowanych produktów, więc jeśli zwiększa się na nie zapotrzebowanie, to jest to efektem wzrostu produkcji. Proste? Zerknijcie w wolnej chwili – bardzo inspirujący tekst: https://www.wnp.pl/finanse/producenci-palet-wieszcza-spowolnienie-gospodarcze,352793.html
Kilka uwag na temat dokładności pomiarowej wskaźników
Generalna zasada brzmi:
Nie da się usprawnić procesu o wartość mniejszą niż dokładność pomiarowa naszego „miernika”.
Wyjaśnię, o co chodzi, na 3 przykładach z różnych branż:
Przykład 1: wielkość otworu
Jeżeli mamy np. do dyspozycji tylko miarę ze skalą centymetrową, to przy obróbce metalu jesteśmy w stanie podać wielkość wywierconego otworu w centymetrach. Dokładniej się nie da i już.
Przykład 2: gramatura papieru
Pewna drukarnia chciała oszczędzić 1% masy zużytego papieru rocznie (co i tak przyniosłoby ogromne oszczędności), ale możliwa dokładność pomiaru masy (gramatury) papieru wynosi 1,5% – bo taka jest jej tolerancja wg producenta. Oznacza to, że przy pomiarze wyników zużycia papieru nie wiemy, czy to nasze działania, czy po prostu skoki gramatury powodują zmiany w procesie. Rozumiecie?
Przykład 3: zadowolenie klienta
Możemy mierzyć zadowolenie klienta np. ankietami raz do roku. Ale czy taki wskaźnik powie nam cokolwiek o rzeczywistym zadowoleniu klienta, czy skończy się na ogólnikowych stwierdzeniach? Prawda jest taka, że gdybyśmy chcieli coś faktycznie poprawić w procesie obsługi klienta, należałoby wymyślić sposób jego pomiaru miesięcznie albo tygodniowo (może nawet codziennie), i to najlepiej z podziałem na działy albo poszczególnych pracowników.
Wskaźniki i liczby zamiast intuicji i wyobrażeń – podsumowanie
Dzięki wskaźnikom przestajemy operować stwierdzeniami typu: „Ten miesiąc był LEPSZY od poprzedniego” albo „WYDAJE MI SIĘ, że obrót z klientem X wzrósł”, a zaczynamy mówić: „Mamy wyniki lepsze o 10%” albo „obroty z klientem X rosną co miesiąc o 12%”. Widzicie różnicę?
A zatem, Drodzy Przedsiębiorcy, cenię Waszą biznesową intuicję, podziwiam Waszą zdolność analizy rynku, ale zachęcam też: wyjdźcie z wygodnej strefy wyobrażeń o swojej firmie. Wskaźniki firmowe pokażą Wam czarno na białym, w jakiej kondycji jest Wasza firma i czy rzeczywiście wszystko u Was działa „pełną parą”.
Polecam inne artykuły na temat wskaźników firmowych. W jednym z nich opisuję doświadczenie, jakie przeprowadziliśmy w jednej firmie (TUTAJ). W innym piszę o tym, jak zbudować prosty system pomiarowy dla Twojej firmy (TUTAJ).
Zamów newsletter, dołącz do obserwowanych mój profil na FB i wejdź do grupy dla przedsiębiorców CIĄGŁE DOSKONALENIE. Czekam na Twoje komentarze i pomysły.
