Jak znaleźć oszczędności w firmie

Jeśli czegoś jestem pewien w życiu, to tego, że w Twojej firmie można znaleźć oszczędności. Ile? Tego to oczywiście nie wiem, bo każda firma jest inna. Ale zasada Kaizen, którą się kieruję, mówi o ciągłym doskonaleniu, czyli ciągłej możliwości poprawy.

Nie tak dawno rozmawiałem z menedżerem Continuous Improvement (ds. ciągłego doskonalenia) z firmy produkcyjnej w UK, który opowiedział mi, jak wraz ze swoim zespołem, dzięki projektom opartym na statystyce oszczędził blisko milion funtów w ciągu roku, przy rocznym obrocie firmy na poziomie 10 mln funtów, co daje 10% obrotów firmy! Podobno właściciele nie wiedzieli, co z tymi pieniędzmi zrobić. Nie spodziewali się, że tyle można zaoszczędzić. Jasne, że tak ogromne oszczędności nie zawsze da się wygenerować, ale w każdej firmie są ukryte pieniądze do odzyskania.

W jednej z moich ulubionych książek pt. Odchudzanie firm J. Womacka i D. Jonesa autorzy opisują przykłady firm, które weszły na „szczupłą  drogę”. Poniżej podaję jeden z nich, z firmy FNGP w Indiana (USA) – wydział produkcji tłumików.

Na przestrzeni 3 lat przeprowadzono w tej firmie kilka serii warsztatów Kaizen. Oto ich efekty:

Po przeprowadzeniu serii szkoleń Kaizen wydajność wzrosła o 991% (!), a przy okazji nastąpiła redukcja potrzebnej powierzchni o 48%. I co ciekawe, w firmie cały czas pojawiają się kolejne pomysły na doskonalenie.

Według moich obserwacji, w bardzo dobrze zorganizowanej firmie, która od wielu lat szuka oszczędności w sposób systemowy (czyli wiele rzeczy już zostało usprawnionych i nie ma już pieniędzy „leżących na ziemi”) można próbować osiągać cele na poziomie 1% obrotu.

Pomyśl w takim razie, ile można by oszczędzić u Ciebie!?

Jak szukać oszczędności

Tematy „Jak oszczędzać w firmie” oraz  „Jak budować kulturę ciągłego doskonalenia” to główne wątki, które poruszam w tym blogu, zapraszam więc do sięgnięcia do innych, bardziej szczegółowych wpisów. W tym artykule opiszę samą ideę oszczędzania, żeby Cię „zajawić” do działania 😉.

Działania na „już”

Jeśli zależy Ci na szybkim znalezieniu oszczędności, to proponuję skorzystać z narzędzia, które nazwałem pętlą oszczędzania:

1. Znajdź źródło oszczędności.

Ja wiem, że takie trochę strzelanie na ślepo, bo przecież nie znam Twojej firmy, ale radziłbym sprawdzić przede wszystkim tutaj (choć możliwości jest dużo więcej).

• zużycie energii: elektrycznej (wyłączenie zbędnych urządzeń, punktów świetlnych), pneumatycznej (eliminacja ubytków powietrza), cieplnej (uszczelnienie ocieplenia);
• zużycie wody (eliminacja ewentualnych wycieków);
• dopasowanie taryf energetycznych do aktualnych potrzeb (może trzeba będzie zmienić taryfę?);
• inwentaryzacja mienia i sprawdzenie, czy Twoje towary są bezpieczne (czy coś nie ginie, nie jest wykradane);
• przejrzenie kosztów logistyki zewnętrznej (kurierzy, transport);
• przejrzenie kosztów logistyki wewnętrznej (planowanie transportów, optymalne środki transportowe, właściwy layout firmy);
• sprawdzenie kosztów utylizacji odpadów (a może udałoby się pewne rzeczy wykorzystać ponownie, np. naprawić palety zamiast oddawać je na spalenie?);
• rozdzielenie zadań wśród pracowników;
• właściwe obciążenie pracowników pracą;
• sprzedaż nieużywanych maszyn i urządzeń;
• redukcja stanów magazynowych;
• weryfikacja kosztów dostawców usług;
• sprawdzenie kosztów wynajmu powierzchni magazynowych i biurowych;
• oszacowanie kosztów IT (komputery, oprogramowanie).

2. Oszacuj oszczędność.

Spróbuj wyliczyć zyski i koszty, które trzeba ponieść przy wdrażaniu ewentualnej zmiany. Zakłada się, że zmiana, która zwróci się w ciągu dwóch lat, powinna zostać wdrożona. Pozostałe zmiany wymagają większego namysłu.

3. Zaplanuj działania.

Czyli rozpisz, kto i co ma zrobić oraz precyzyjnie określ termin realizacji konkretnych zadań.

4. Wdróż zmianę.

Działaj zgodnie z planem, sprawdź, czy nie zmieniają się warunki początkowe. Jeśli okaże się, że wprowadzanie modyfikacji traci sens, przerwij działanie, nie wkładaj energii w wykonanie niepotrzebnej pracy.

Zmianę możesz wdrażać w oparciu o PDCA albo w sposób projektowy.

5. Sprawdź efekty.

Czy o to Ci chodziło? Czy widzisz efekty wdrożenia zmiany (czy są realne oszczędności)? Jeśli tak, to idź dalej, jeśli nie, wróć do punktu 3.

6. Monitoruj efekty.

Monitorowanie efektów wdrażanych zmian jest dobrym zwyczajem w każdej firmie. Sprawdzaj regularnie, jakie są skutki Twoich wysiłków. Najlepiej przygotuj sobie tabelkę, do której raz w miesiącu będziesz wpisywać wyliczenia.

Ale najważniejsze: ZACZNIJ DZIAŁAĆ!

Jeśli chcesz, mogę Ci pomóc – porozmawiajmy o przeprowadzeniu warsztatu  w Twojej firmie. Więcej informacji na temat oferty warsztatów znajdziesz moim profilu na FB ▶

Budowanie kultury oszczędzania

Propozycje „na już” to fajna sprawa, ale ich możliwości są ograniczone. Jeśli chcesz czegoś więcej, proponuję Ci wejście na ścieżkę lean i budowanie kultury oszczędzania w firmie. Chodzi o to, by skupić się na ciągłym i systemowym ograniczaniu kosztów. Są to działania niemające końca – zawsze można coś jeszcze usprawnić.

Jak to zrobić?

Generalnie żeby iść tą drogą, trzeba:

• zbudować fundamenty – czyli posiąść wiedzę na temat wartości dodanej i stratach w swojej firmie
• wdrażać narzędzia i metody pozwalające na eliminowanie marnotrawstwa;
• angażować w działanie pracowników, gdyż samodzielnie nigdy nie osiągniesz takich efektów, jak wraz z nimi
• określić liczbowo i mierzyć efekty swoich działań (budowa wskaźników firmowych)
• ciągle doskonalić wszystkie aspekty działania firmy (włącznie z samymi systemami doskonalącymi);
• nie bać się wprowadzania zmian.

Ta droga nie ma końca, trzeba więc dobrze ją zaplanować i być konsekwentnym w działaniu.

Możesz próbować usprawniać swoją firmę samodzielnie – wiele inspiracji znajdziesz w moim blogu. Zapraszam do śledzenia wpisów oraz słuchania podcastów – wyjaśniam w nich nie tylko ideę ciągłego usprawniania firmy, ale podaję konkretne przykłady zmian oraz podsuwam najlepsze narzędzia i metody.