5s a dobra organizacja firmy

O tym, że dobra organizacja miejsca pracy się opłaca, już pisałem (jeśli jeszcze nie zajrzałeś do mojego artykułu, zachęcam do przeczytania: „Dobra organizacja miejsca pracy – 7 x TAK”). Dzisiaj powiem, jak przygotować się do wdrażania 5s oraz spróbuję wskazać kierunek wdrażania w obszarach produkcyjnych i magazynach.

Organizacja firmy? Zacznij od własnego podwórka

Zróbmy proste ćwiczenie. Przyjrzyj się zdjęciu, które przedstawia fragment podwórza na tyłach domu jednorodzinnego (widok z okna):

Co myślisz o tym miejscu? Czy według Ciebie jest ono dobrze zorganizowane?

Wszystko niby jest poukładane, przedmioty są pogrupowane razem, przejścia nie są zastawione.

Mnie osobiście coś jednak niepokoi. Czy na pewno wszystko tam jest potrzebne? No i czy nie dałoby się lepiej wykorzystać tej przestrzeni, tak aby służyła domownikom (może jakiś grill, wiata albo choćby trochę równo przystrzyżonego trawnika)?

Moim zdaniem właściciel tej posesji jest typem „chomika”, któremu się wydaje, że wszystko się na coś przyda. Tylko że to „wszystko” zagraca mu niemal całkowicie działkę!

Po co to piszę? Dobra organizacja firmy to coś więcej niż poukładanie poszczególnych maszyn, stanowisk, sprzętów (a tak właśnie niektórzy pojmują standard 5s).

Żeby poprawić organizację miejsca pracy nie wystarczy poukładać równo tego, co już się znajduje w danym miejscu, ważne, żeby to zrobić z głową, odpowiadając sobie na pytanie: Do czego służy mi dane miejsce i czego ja w tym miejscu potrzebuję.

Dochodzimy tu do rzeczy najważniejszej:
5s nie jest tylko porządkowaniem i układaniem. To jest metoda rzeczywistego podnoszenia efektywności miejsca pracy, gdzie porządek jest środkiem, a nie celem.
Metoda 5s składa się z 5 kroków, a każdy zaczyna się na literkę „s” – (i tym samym rozwiązaliśmy tajemnicę dziwnej nazwy tej metody).

1 – Selekcja – usuwamy elementy zbędne i nadmiar elementów niezbędnych.

2 – Systematyka – znajdujemy na wszystko właściwe miejsce i je opisujemy.

3 – Sprzątanie – porządkujemy i ustalamy zasady utrzymania porządku.

4 – Standaryzacja – określamy i spisujemy obowiązujące zasady.

5 – Samodyscyplina (samodoskonalenie) – utrzymujemy i doskonalimy wdrożone rozwiązania.

Przejdźmy do rzeczy i powiedzmy, jak rozpocząć wdrażanie 5s w obszarze produkcji czy magazynu

Jak się przygotować do wdrażania 5s

Po pierwsze: „Ale czy na pewno warto?”

Zanim zaczniesz, zastanów się, czy jesteś przekonany, że warto to robić.

Dobra organizacja firmy i wdrożenie 5s to typowy projekt firmowy, a zatem do przygotowania jego startu pomocne będą metody zarządzania projektami na etapie pierwszym, czyli definiowania. Szczegóły znajdziesz w moim artykule o zarządzaniu projektami.

Nie uda się wdrożenie, gdy:

• tego nie chcesz albo jest Ci to obojętne
• mówisz pracownikom: „Róbcie co chcecie, ale mnie w to nie mieszajcie”

No, niestety, piszę to z żalem, ale samo zaangażowanie pracowników nie wystarczy. Projekt pod nazwą: „dobra organizacja firmy” wymaga zaangażowania kierownictwa. Czego będzie wymagało od Ciebie to „zaangażowanie”?

1. Powinieneś przede wszystkim ogłosić wszystkim pracownikom, że zamierzamy wdrażać taki standard i wyjaśnić, w jakim celu to robimy. Warto też od razu zaplanować szkolenie dla załogi.
2. Musisz podsycać zainteresowanie projektem w czasie trwania całego wdrożenia – trzeba podejść, popytać, docenić, sprawdzić, jak idzie…
3. Chociaż 5s nie generuje zwykle wielkich kosztów wdrożenia, to bądź przygotowany na to, że będziesz musiał przeznaczyć na to wdrożenie trochę pieniędzy (na co konkretnie, zaraz wyjaśnię).
4. Idealnie byłoby, gdybyś zaczął od siebie – od swojego biura i pomieszczeń, którym pracują osoby zarządzające. Pamiętaj, że przykład idzie z góry.

„Jestem zdecydowany. Co robimy?”

Jeśli już uznajesz, że dobra organizacja firmy jest istotna i warto w celu jej poprawy wdrożyć 5s, a jesteś właścicielem firmy lub osobą decyzyjną w firmie, to sukces masz już właściwie w kieszeni. Teraz trzeba przekazać pracownikom wiedzę, o co w ogóle chodzi w 5s, jak je wdrożyć i po co to wszystko.

1. Zaplanuj przeprowadzenie szkolenia z wdrażania 5s. Pracownicy muszą przecież wiedzieć, o co chodzi. Jak się do tego zabrać? Najlepiej w tej sprawie skontaktuj się ze mną. Możemy przeszkolić twoich ludzi „na żywo” lub – jak wolisz – zdecydować się na szkolenie on-line.
2. Wytypuj obszar do wdrożenia. W mniejszym zakładzie (jedna hala, kilku pracowników) wdrożenie możemy zacząć od razu w całym zakładzie. Jeśli obszar jest większy, ma wydzielone naturalne wydziały, warto wybrać jeden z nich i tam zrobić „pilotażowe” wdrożenie.
3. Wyznacz lidera. Zgodnie z metodą zarządzania projektami projekt „dobra organizacja firmy” powinien mieć lidera (kierownika), czyli osobę, która odpowiada za przeprowadzenie projektu.
4. Zdefiniuj zespół. Zadbaj o to, by najlepiej każdy pracownik miał swój udział we wdrożeniu. Dzięki temu nikt nie będzie nadmiernie obciążony dodatkowymi zadaniami, a praca będzie szanowana przez wszystkich. Nie można dopuścić do sytuacji, w której tylko lider (ewentualnie jedna zaangażowana osoba) będzie „robiła 5s” wszystkim – taki model na dłuższą metę nie wypali.
5. Zrób zdjęcia „przed”. Wykonaj serię zdjęć obszaru, zanim zaczniesz w nim wdrażać 5s. To są bezcenne pamiątki, bo już nigdy ten obszar nie będzie tak wyglądał. Gdy po wdrożeniu zestawisz zdjęcia „przed” i „po”, twoi pracownicy nie uwierzą, w jakich warunkach mogli kiedyś pracować.
6. Powieś „Tablicę 5s”. Kup tablicę (najlepsza byłaby magnetyczna, 60 x 90 cm) i powieś ją w obszarze wdrożenia. W kolejnych krokach będziemy na niej umieszczać różne informacje i efekty naszych działań.

Selekcja – usuń wszystko, co możesz

Nie da się dobrze zorganizować miejsca pracy, domowego warsztatu, szafy z ubraniami, plików w komputerze, jeżeli nie usuniemy najpierw zbędnych rzeczy. Po prostu nie będziemy mieli miejsca na to, żeby wszystko dobrze ułożyć.

Zacznij od usunięcia:

• rzeczy niepotrzebnych, uszkodzonych, nieużywanych,
• nadmiaru rzeczy potrzebnych,
• rzeczy ogólnie potrzebnych, ale takich, które można przechowywać w lepszym miejscu.

Usuń wszystko, co możesz. To jest moment zerwania z różnymi starymi przyzwyczajeniami 😉 Wierz mi – warto to zrobić.

Ten krok jest NAJ:

• najtrudniejszy,  bo czasem trudno pozbyć się pewnych rzeczy oraz wymaga sporego zaangażowania i czasu;
• najważniejszy, bo bez niego nie da się dobrze wprowadzić pozostałych kroków;
• najciekawszy, bo zazwyczaj znajdujemy rzeczy, których dawno szukaliśmy albo których zupełnie nie spodziewaliśmy się w tym miejscu, jesteśmy zaskoczeni ilością różnych pochowanych gratów

Organizacja firmy a tzw. czerwona strefa

Podczas selekcji sporo się dzieje. Zwykle pojawiają się przedmioty, co do których mamy wątpliwości, czy można je wyrzucić. Nie wiemy, czy się przydadzą w firmie albo czy mają jakąś wartość. Co wtedy robimy?

Takie przedmioty, narzędzia, sprzęty odstawiamy do tzw. „czerwonej strefy”, czyli tymczasowo wydzielonego miejsca, w którym gromadzimy rzeczy przeznaczone do dalszej decyzji. Czerwona strefa powinna być regularnie przeglądana, a kolejne zgromadzone w niej przedmioty winny być poddawane analizie: wyrzucamy, przekładamy w nowe miejsce, wracamy z nimi do starego obszaru).

Selekcję najlepiej zacząć od razu, tuż po szkoleniu wprowadzającym. Przemawia za tym kilka argumentów: 1) ludzie mają odpowiednią wiedzę „na świeżo” i łatwiej łapią, o co chodzi 2) pojawia się sporo zapału do przeprowadzania zmian, pracownicy są pełni energii do działania, więc warto tę energię wykorzystać.

Po wykonaniu wstępnej selekcji koniecznie trzeba zaplanować dalsze działania, uwzględniając fakt, że pracownicy muszą mieć na to czas. Trzeba im go wyznaczyć (np. godzina w tygodniu).

Systematyka – ułóż wszystko na właściwym miejscu

Drugi krok 5s jest bardzo przyjemny, gdyż jego wdrożenie bardzo poprawia wygląd zakładu oraz podnosi efektywność samego stanowiska – jednym słowem organizacja firmy szybuje w górę. Zasada brzmi „Wszystko na właściwym miejscu” (jap. Seiton – znacie skądś tę nazwę? Zapraszam do KONTAKTU, wszystko stanie się jasne 😉

Znajdź na wszystko miejsce

Poukładaj wszystko tak, aby każdy przedmiot (sprzęt, narzędzie) miał swoje miejsce. Pogrupuj rzeczy tematycznie (np. narzędzia razem, pojemniki z chemią razem, papiery ścierne razem). Oddziel narzędzia od półproduktów i środków chemicznych. Nigdy nie mieszaj artykułów spożywczych z chemikaliami.

Rzeczy nie powinny leżeć na sobie – każdą powinno się móc łatwo wyjąć (wyjątek stanowią przedmioty identyczne, np. palety czy pola składowania na magazynie). Zadbaj o to, by pojemniki miały odpowiednie rozmiary, czyli były większe od rzeczy w nich przechowywanych.

Opisz miejsca i wyznacz przestrzenie

Jeśli już dany przedmiot znalazł swoje miejsce, opisz je i oznacz. Jeśli tego nie zrobisz, nie utrzymasz porządku. Każdy przedmiot powinien być opisany tak, żeby wiadomo było, skąd coś wziąć i gdzie odłożyć po użyciu.

W szafach, na biurkach, na półkach

Na półkach ułóż wszystko zgodnie z zasadą „supermarketu”. Jednakowe przedmioty powinny stać w jednej linii, od początku do końca półki.

Opisy możesz zrobić:

• drukując je na drukarce (najlepiej mocować je na magnetycznej taśmie do metalowych konstrukcji, ew. taśmą dwustronną)
• korzystając z drukarki przenośnej, np. marki DYMO
• pisakiem, ale tego sposobu nie polecam, bo trudno jest później usunąć ślady.

Na podłodze

Wyznacz ciągi komunikacyjne – drogi, po których będą się przemieszali pracownicy i którymi będą przewożone towary. Sposób nanoszenia linii trzeba dobrać do podłoża i do sposobu użytkowania – czasem wystarczy taśma PCV (do kupienia przez internet), czasem trzeba malować farbą.

Testuj różne rozwiązania

Organizacja firmy wymaga ciągłego testowania. Ułóż coś, jak uważasz, ale pytaj współpracowników, czy to jest okej, zmieniaj, jeśli pojawi się lepszy pomysł. Niech ten etap wdrażania 5s będzie żywiołowym poszukiwaniem najlepszych i najbardziej ergonomicznych rozwiązań dla Twojego obszaru pracy.

Ważne: Pozwól swoim pracownikom mieć wpływ na wygląd albo układ ich stanowiska pracy. W końcu ta przestrzeń ma im służyć.

Tam, gdzie się da, kopiuj rozwiązania i standaryzuj, aby maksymalnie ujednolicać stanowiska, niemniej jednak pamiętaj, że wygoda i ergonomia są ważniejsze od jednakowości.

Ciąg dalszy nastąpi

W żadnej firmie nie da się wdrożyć 5s na raz. Nie na darmo ktoś wymyślił w tej metodzie aż 5 kolejnych kroków. W tym artykule opisałem dwa pierwsze. W kolejnym artykule już bez zbędnych wstępów zaczniemy od… sprzątania. Jeśli jesteś gotowy na ciąg dalszy, przejdź do artykułu: Wdrożenie 5s – krok trzeci, czwarty i piąty

Organizacja firmy i miejsca pracy to poważna sprawa. Mam nadzieję, że zajawiłem cię do wdrażania 5s i że zrobimy to w Twojej firmie razem. Zadzwoń, porozmawiamy o szczegółach.