Wielokrotnie pisałem już na blogu (i jeszcze nie raz będę pisał) o tym, że jeśli chce się uzyskać zamierzony efekt (taki jak np. wzrost konkurencyjności firmy, podniesienie jakości albo wydajności, uatrakcyjnienie firmy w oczach klienta albo poprawa warunków pracy), to nie wolno bać się zmian. Trzeba zacząć zmiany wdrażać. Zarządzanie projektami to skuteczne narzędzie do wprowadzania zmian.
W tym artykule powiem, jak skutecznie przeprowadzić zmianę, żeby nie skończyło się na samym pomyśle. Poruszę temat PROJEKTÓW firmowych. (Od razu powiem, że nie będę się zajmował tzw. projektami unijnymi, bo w tym temacie nie czuję się specjalistą, chociaż z pewnością warto sięgnąć również po takie pieniążki 😉 . No ale w tym temacie akurat nie pomogę).
Zarządzanie projektami to temat rzeka. Istnieje wiele skutecznych metod zarządzania projektami (jak np. IMPA, PMI, PRINCE), czyli ustalonych ścieżek prowadzenia projektów. Z powodzeniem można je stosować. Ale prawda jest taka, że są one dostosowane raczej do dużych firm. Wymagają często osobnych stanowisk oraz sporego zaangażowania czasowego.
Jeśli zarządzamy małymi firmami, musimy znaleźć swój własny, prosty sposób. Trzeba wykorzystać zalety uznanych standardów, o których wspominałem, ale ilość zapisów ograniczyć do minimum. Dzięki temu skutecznie wdrożymy zmianę, a przy tym „nie zadusimy” firmy. O takich właśnie sposobach zarządzania projektami będę mówił w tym artykule.
Co to jest projekt?
Najkrótsza i moja ulubiona definicja to:
Projekt to uporządkowany sposób wprowadzania zmian.
Pisząc bardziej konkretnie, projekt to zaplanowany ciąg działań mających wspólny cel, z określonymi zasobami i sprecyzowanym terminem wykonania.
Ten „zaplanowany ciąg działań” rozbiję teraz na 4 etapy:
- definiowanie,
- planowanie,
- realizacja
- zakończenie.
Opiszę po kolei etapy, podpierając się dwoma przykładami: z życia prywatnego „budowa domu” oraz z firmowego poletka „podniesienie wydajności linii do pakowania”.
Moja propozycja wygląda tak:
Zarządzanie projektami. Etap I: DEFINIOWANIE
Zarządzanie projektem zaczynamy od zdefiniowania, co chcemy zrobić, kto to ma zrobić i w jaki sposób. Oto mój pomysł, jak przejść przez ten etap w kilku prostych krokach:
Krok 1. Opisz bieżącą sytuację
Opisz swoją sytuację. Dlaczego w ogóle chcesz zająć się problemem? Opieraj się na rzeczywistych danych.
PRZYKŁAD 1. budowa domu
Aktualnie mieszkamy w ciasnym mieszkaniu przy ruchliwej ulicy. Potrzebujemy więcej przestrzeni oraz pokoju dla gości. Mamy trochę oszczędności i zdolność kredytową.
PRZYKŁAD 2. podniesienie wydajności linii do pakowania
Zrobiliśmy wstępne analizy i okazało się, że linia do pakowania jest wąskim gardłem całego procesu produkcji. Jej aktualny wskaźnik efektywności OEE jest na poziomie 50%. Maszyna jest w złym stanie technicznym i często się psuje (w ostatnim miesiącu zepsuła się 30 razy).
Krok 2. Wskaż cel projektu
Odpowiedz sobie na pytanie, co chcesz osiągnąć. Jaki masz cel? Pamiętaj o zasadzie SMART (smart: ang. bystry, sprytny). Głosi ona, że cel powinien być:
- Szczegółowy – powinien jasno określać, co chcemy osiągnąć.
- Mierzalny – powinno dać się go zmierzyć, określić za pomocą liczby.
- Atrakcyjny – powinien być na tyle ciekawy, że chcemy go osiągnąć.
- Realistyczny – jesteśmy w stanie go osiągnąć.
- Terminowy – powinien posiadać termin zakończenia.
PRZYKŁAD 1. budowa domu
Mój cel to wybudowanie w ciągu roku jednorodzinnego domu pod miastem. Dom musi mieć przynajmniej 5 sypialni i 2 łazienki. Koszt budowy: do 500 tys. złotych.
PRZYKŁAD 2. podniesienie wydajności linii do pakowania
Chcę podnieść wskaźnik efektywności na linii do pakowania do 70% w ciągu 3 miesięcy od uruchomienia projektu.
Krok 3. Uzasadnij sens projektu
Oodpowiedz sobie na pytanie, czy przeprowadzenie projektu ma sens. Czym to uzasadnisz? Czy to Ci się opłaci?
PRZYKŁAD 1. budowa domu
Posiadam własną działkę pod miastem. Budowa własnego domu jest najbardziej ekonomicznym wariantem.
PRZYKŁAD 2. podniesienie wydajności linii do pakowania
Podniesienie OEE do 70% pozwoli na płynną produkcję bez potrzeby kupowania nowej linii.
Krok 4. Określ wskaźniki projektowe
Zarządzanie projektami wymaga już na etapie DEFINIOWANIA określenia wskaźników. Odpowiedz sobie na pytanie, jak zmierzysz, czy projekt osiągnął swój cel. Co będziesz monitorował po projekcie? Jak zyskasz pewność, że jego efekty się utrzymują?
PRZYKŁAD 1. budowa domu
1. Przeprowadzka do nowego domu przed Bożym Narodzeniem.
2. Zadowolenie żony w skali 1-5.
PRZYKŁAD 2. podniesienie wydajności linii do pakowania
Najważniejszy wskaźnik: OEE – w procentach.
Wskaźniki dodatkowe:
– liczba wypadków (sprawdzę, czy nie pogorszyły się warunki pracy);
– jakość produktu (sprawdzę, czy nie pogorszyła się jakość).
Krok 5. Wybierz zespół projektowy
W tym kroku musisz jasno określić, kto zajmuje się projektem (bez podziału obowiązków działania szybko ustaną).
Role projektowe różnie można definiować. My przyjmijmy takie:
- Właściciel (sponsor, champion, inwestor) – osoba decyzyjna w firmie, która zleca wykonanie projektu, daje potrzebne zasoby i oczekuje odpowiednich rezultatów. Zazwyczaj jest to właściciel lub osoba zarządzająca firmą.
- Kierownik (lider) projektu – osoba, która odpowiada za jego przeprowadzenie i osiągnięcie celu. Organizuje prace, spotkania, zdaje sprawozdanie sponsorowi.
- Zespół projektowy – osoby wspierające kierownika projektu w praktycznej realizacji zadań.
PRZYKŁAD 1. budowa domu
Sponsor, lider, zespół: ja i żona
PRZYKŁAD 2. podniesienie wydajności linii do pakowania
Sponsor: dyrektor produkcji
Lider: [imię i nazwisko] Zespół: [imię i nazwisko] [imię i nazwisko]
Chcesz wdrożyć w swojej firmie zarządzanie projektami, ale nie masz czasu? Z jakiegoś powodu nie chcesz przechodzić po kolei wszystkich kroków? Okej. Mam dla Ciebie plan minimum 😉:
PLAN MINIMUM dla etapu DEFINIOWANIE
Określ cel – zapisz go.
Wybierz lidera projektu (kierownika) – Kto będzie odpowiadał za przeprowadzenie projektu?
Określ czas rozpoczęcia i zakończenia projektu oraz zapisz to na widocznym miejscu (najlepiej na tablicy albo w pliku Excela).
WAŻNE!!! Zanim przejdziesz do następnego etapu, zastanów się jeszcze raz, czy ten projekt ma sens. Czy spodziewany efekt jest naprawdę tak atrakcyjny, żeby się nim zająć? Czy możesz sobie pozwolić na to, żeby któryś z pracowników poświęcał swój czas na jego wdrożenie? Czy masz zasoby na jego wdrożenie? Lepiej wycofać się na tym etapie niż brnąć w niepotrzebne koszty. Zasadniczo lepiej nie podejmować działania w ogóle, niż coś zacząć, a nie skończyć. Nie ma bardziej smutnego widoku niż domy porzucone w trakcie budowy…
Zarządzanie projektami. Etap II: PLANOWANIE
Możesz przystąpić do planowania działań. Przed Tobą 3 kroki: określ, co jest do zrobienia (wypisz zadania), sprecyzuj, w jakim czasie to zrobisz, określ swoje zasoby.
Lista zadań
Weź kartkę papieru (albo arkusz Excela czy inną aplikację) i zapisz czynności (zadania), które trzeba zrobić.
Dobra rada: Zacznij od ogólnych tematów. Potem przypisz do nich drobniejsze zadania.
Zobacz, jak mogłoby to wyglądać na przykładzie budowy domu:
Zasoby i czas
Zastanów się, kto i kiedy ma wykonać każde z zadań. Pamiętaj, że jedne zadania mogą być wykonywane równolegle z innymi, w dowolnej kolejności, ale część zadań jest zależna od innych. Koniecznie skorzystaj z diagramu Gantta. Bez tego grafu ciężko sobie wyobrazić zarządzanie projektami. Z jego pomocą podzielisz projekt na poszczególne zadania oraz rozplanowujesz ich wykonanie w czasie.
Plan komunikacji
Na początku wdrażania projektu zazwyczaj jest sporo entuzjazmu. Wszyscy mają chęć do pracy. Z czasem codzienna rutyna może powodować spadek zainteresowania działaniami projektowymi. Dlatego zawczasu ustal plan komunikacji, czyli zasady spotykania się: jak często, kto, gdzie itd.
Spotkania zazwyczaj odbywają się raz w tygodniu. To czas na rozmowę o postępach prac, pojawiających się problemach oraz omówienie innych tematów związanych z danym projektem.
PLAN MINIMUM dla etapu PLANOWANIE
Spisz na kartce (tablicy, w pliku Excela) zadania do wykonania. Zapisz wszystko, co musi się wydarzyć, żeby osiągnąć cel. Dopisz do zadań terminy zakończenia oraz do każdego z nich przypisz osobę odpowiedzialną.
WAŻNE!!! Zanim przejdziesz do następnego etapu, zastanów się, czy to ma sens. Czy jesteś w stanie wykonać wszystkie zadania, które spisałeś? Czy dobrze przeanalizowałeś swoje zasoby (np. możliwości podwykonawców, zbliżający się szczyt produkcyjny)? Jeszcze masz czas na wycofanie się z projektu bez ponoszenia większych kosztów.
Zarządzanie projektami to temat jest bardzo, bardzo obszerny. Nie zmieściłem się w jednym artykule 😉 Część drugą, a w niej omówienie dalszych etapów wdrażania projektów firmowych, znajdziesz TUTAJ. Miłej lektury.
Jeśli uważasz, że wdrożenie prostego zarządzania projektami jest dobrym pomysłem na Twoją firmę, zacznij działać już teraz!
Napisz do mnie mail, dołącz do zamkniętej grupy na FB CIĄGŁE DOSKONALENIE i zadaj tam pytanie, umów się na konsultacje lub po prostu zadzwoń. Zaplanujmy w Twojej firmie szkolenie i zrobimy plan wdrożenia zarządzania projektami. Wybór należy do Ciebie. Ja zawsze chętnie podzielę się swoją wiedzą z Tobą w takiej formie i w takim zakresie, jaki jest dla Ciebie najkorzystniejszy.
Do zobaczenia na ścieżce ciągłego doskonalenia!
