Jakiś czas temu poruszyłem w swoich artykułach temat różnych strat występujących w firmach (pisałem o nadmiernym przetwarzaniu oraz o zapasach). Ponieważ świadomość wartości dodanej i strat występujących w firmach jest fundamentem skutecznego usprawniania i ciągłego doskonalenia, wracam do tego tematu. Dzisiaj omówię szerzej jedną z najbardziej irytujących mnie strat – oczekiwanie.
8 typów strat
Jak zapewne pamiętacie, można wyróżnić 8 rodzajów strat w firmie. Niektóre z nich są dość oczywiste i dostrzegamy je od razu (te stosunkowo łatwo wyeliminować). Innych nie widać w firmie na pierwszy rzut oka, więc trudno z nimi walczyć. Niezależnie od wszystkiego eliminacja marnotrawstwa zawsze się opłaca. To proste! Skoro nasza firma działa jako ciąg procesów składających się z wartości dodanej i marnotrawstwa, to jeśli wyeliminujemy – choćby częściowo – marnotrawstwo, usprawnimy cały proces. Wszystko będzie po prostu działało lepiej.
W szczupłym zarządzaniu właśnie to podoba mi się najbardziej. Nikogo nie zwalniamy, nikt nie musi ciężej pracować – usuwamy straty, więc wszystkim się łatwiej pracuje, a na koncie przybywa 😉
Przejdźmy do rzeczy. Oto – dla przypomnienia – 8 rodzajów strat wg lean management:
- NADPRODUKCJA, czyli produkowanie więcej, niż zamawia klient.
- ZBĘDNY TRANSPORT, czyli każde przewożenie komponentów, półproduktów, wyrobów gotowych.
- NADMIERNE PRZETWARZANIE, czyli np. zbyt duża dokładność, robienie „za dużo”, „za dobrze”…
- ZAPASY – niepotrzebne gromadzenie i przechowywanie surowców, półproduktów, podczas gdy pieniędzmi lepiej jest obracać, niż mieć je na półkach w magazynie.
- ZBĘDNY RUCH, czyli niepotrzebne chodzenie, obchodzenie, schylanie się… itd.
- Konieczność NAPRAWIANIA czyichś BŁĘDÓW.
- NIEWYKORZYSTYWANIE KREATYWNOŚCI PRACOWNIKÓW, czyli ignorowanie faktu, że pracownik, najlepiej znając swoje miejsce pracy, najlepiej wie, co można w firmie poprawić.
i w końcu
8. OCZEKIWANIE.
Czekając, tracimy czas, a – jak wiadomo – czas to pieniądz.
Oczekiwanie – strata, która kosztuje i irytuje
Na co czekamy najczęściej? Można czekać na materiał z poprzedniego procesu, na decyzję przełożonego lub klienta, na zadziałanie zawieszonego komputera, na spóźnialskich na spotkanie, na przezbrojenie maszyny, na kuriera…
Tego, że każde oczekiwanie jest stratą, nie trzeba chyba nikomu udowadniać. Mało tego… Tę stratę, choć jest chyba najłatwiejsza do zaobserwowania, niestety dosyć trudno wyeliminować. A jest straszliwie wkurzająca na co dzień.
Oczywiście w stracie oczekiwania jest ukrytych sporo pieniędzy (choć eliminacja oczekiwania może nie przynieść z dnia na dzień tzw. twardych oszczędności), więc choćby z tego powodu warto się przyjrzeć przez chwilę swojej firmie i poszukać miejsc, w których można oczekiwanie wyeliminować. Ale nie chodzi tylko o pieniądze. Eliminacja oczekiwania skutkuje przede wszystkim poprawą efektywności procesów firmowych i podnosi komfort pracy. Krótko mówiąc, gdy produkcja (albo praca biurowa) przebiega płynniej, cała firma lepiej funkcjonuje (nie wspominając już o rzeszy zadowolonych klientów). Odzyskujemy czas ludzi, maszyn, więc więcej możemy wyprodukować i lepiej obsłużyć klienta.
Oczekiwanie – gdzie się kryje i jak go eliminować?
Zazwyczaj oczekiwanie (w rozumieniu rodzaju marnotrawstwa) wynika ze złej organizacji pracy albo nieoptymalnych procesów. Oto najczęstsze przykłady:
Oczekiwanie w pracy biurowej (oraz poza produkcją)
- Czekanie na spóźnialskich na spotkanie
O samych spotkaniach jako megageneratorach marnowania czasu już kiedyś pisałem, więc dzisiaj skupię się tylko na problemie spóźnień. Proponuję przeprowadzić krótkie wyliczenie. Jeśli na spotkaniu jest 10 osób i czekamy na jedną przez 5 minut, to firma traci przez to 50 minut pracy swoich pracowników. Jeśli każdego dnia odbywają się 3 spotkania, strata wynosi już 150 minut. W skali tygodnia mamy więc 750 minut, czyli pełne 12,5 godziny. Jasne, prawda?
- Wolno działające komputery lub niewydolna sieć
Naturalnie, że można „zaoszczędzić” na zakupie komputerów i kazać swoim ludziom pracować na tanim sprzęcie rodem z poprzedniego stulecia, ale czy to na pewno oszczędność? Jeśli na starcie komputera każdy jego użytkownik traci kilka minut, a do tego sieć jest niestabilna, to może się okazać, że pracownik biurowy zmarnuje dziennie nawet kilkadziesiąt minut (nie wspominając o jego narastającej irytacji). A gdy dodamy do tego fakt, że z powodu niewydolnej sieci słabo działa poczta i utrudniona jest komunikacja elektroniczna, a co za tym idzie komunikacja z klientem, to straty mogą być o wiele większe.
- Czekanie na decyzje, kilkuetapowe procesy decyzyjne
Ten rodzaj oczekiwania może mieć kilka przyczyn. Może wynikać ze złego przypisania stanowisk, czyli po prostu zbyt dużo decyzji jest kierowanych na jedną osobę. Czasem problem tkwi też w nieoptymalnej organizacji procesu – ktoś czeka przed gabinetem na szefa z kartką w ręce, bo nie zostało ustalone, gdzie może zostawić dla niego dokumenty. Jest też jeszcze jedno źródło, bardzo „ludzkie” – szef ZAWSZE musi OSOBIŚCIE zapoznać się z dokumentem przed podjęciem decyzji, po czym MUSZĄ przeczytać go jeszcze 3 inne osoby z zarządu. Mowa oczywiście o błędach kierownictwa: nieumiejętności albo niechęci do delegowania zadań w obawie np. przed utratą autorytetu (albo wskutek braku zaufania do swoich pracowników).
(W artykule o nadmiernym przetwarzaniu wewnątrz firmy opisałem przykład zbyt skomplikowanej ścieżki decyzyjnej w jednej w firm. Znajdziesz go TUTAJ).
- Czekanie na kuriera, na dostawcę lunchu 😉
„Bo miał być o 12, przerwa leci, a zaraz kolejne spotkanie. No trudno, najwyżej się odrobinę spóźnię…”. – A może trzeba zmienić firmę kurierską albo cateringową, lub też zabrakło jasnej informacji o naszych oczekiwaniach?
Oczekiwanie na produkcji
- Przestoje maszyn
Niestety, takie problemy obserwuję na co dzień. Maszyna stoi, bo pracownik gdzieś „na sekundę” wyszedł, a minuty lecą; albo nie można ruszyć z produkcją, bo nie dojechał półprodukt. (O nieoptymalnej pracy maszyn pisałem w artykule o wskaźnikach firmowych).
Szczególnym problemem są mikroprzestoje. To o tyle groźne zjawisko, że zwykle się je lekceważy. Ot, sekunda, dwie, kto by się tym przejmował. Tymczasem mikroprzestoje generują czasem ogromne straty.
Pamiętam, jak robiłem kiedyś pomiary na maszynie w firmie produkcyjnej. Maszyna zachowywała się dziwnie, bo w automatycznych systemach zbierania danych (MES) nie wykazywała przestojów, a mimo to miała bardzo słabą wydajność. Obserwowałem ją przez kilka godzin. Okazało się, że maszyna co chwilę się zacinała, a wówczas pracownik coś w niej poprawiał i ruszała znowu. Stop – start – stop – start. Pracownik obsługujący tę maszynę był tym wszystkim bardzo sfrustrowany. Na pierwszy rzut oka wydawało się, że jest w porządku, systemy nie odnotowywały niczego niepokojącego, bo przestoje trwały zaledwie po kilka sekund. Zmierzyłem mikroprzestoje ze stoperem w ręku. Po zebraniu danych okazało się, że maszyna stoi 20 minut w ciągu każdej godziny!
- Awarie maszyn
Ktoś powie, awarie się zdarzają. OK. Ale są branże, w których zdarzają się bardzo, bardzo rzadko (np. sektor usług lotniczych), zatem można zminimalizować awaryjność sprzętu, na którym pracujemy (szczególnie kluczowych maszyn). Wszystko jest kwestią wypracowania odpowiednich standardów. Trzeba stworzyć checklisty, opracować harmonogram przeglądów oraz wdrożyć metody na zbieranie uwag o usterkach i awariach. (O tym, jak ważne jest utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym i jak to zrobić, by maszyny się nie psuły i by nie dochodziło do przestojów, będzie osobny artykuł 😉
- Wstrzymania kontroli jakości
Produkcja staje czasem, bo produkt może być niezgodny ze specyfikacją i cała załoga czeka na decyzję działu kontroli jakości bądź kierownika. A czasem jeszcze klient dołoży coś od siebie i poprosi o zmianę w produkcie lub harmonogramie. Różnie bywa.
Oczekiwanie nie jest fajne
Omówione wyżej przykłady oczekiwania w firmach to oczywiście wierzchołek góry lodowej. Wiem, co mówię, gdyż na tę stratę natykam się na co dzień w firmach moich klientów. Ale i z powodzeniem udaje nam się ją eliminować.
Niektórym może się wydawać, że oczekiwanie to taka fajna strata, bo przecież jak na coś czekamy, to nie musimy pracować – można sobie przez chwilę odpocząć, pogadać z kolegami. Prawda jest zupełnie inna. Przeprowadziłem setki rozmów z pracownikami różnych firm i możecie mi wierzyć: oczekiwanie jest przede wszystkim szalenie frustrujące. Ludzie generalnie przychodzą do pracy po to, żeby pracować, i zależy im na komforcie pracy. Każdy lubi wejść w rytm i zrobić swoją robotę, żeby móc iść do domu. Nieoczekiwane przerwy i przestoje bardzo wybijają z tego rytmu, a pracę przecież i tak trzeba wykonywać.
Spacer po firmie to dobra rzecz!
Oczekiwanie jest niestety bardzo rozpowszechnioną, ale i spowszedniałą stratą. Tym bardziej zachęcam: Zrób sobie spacer po własnej firmie i poszukaj miejsc, które wymagają poprawy. Zajrzyj do pracowników biurowych, podejdź na produkcję. Porozmawiaj z ludźmi, zapytaj, na co i w jakiej sytuacji muszą czekać, co ich irytuje, które przestoje można by wyeliminować.
Zachęcam też do zainteresowania się wskaźnikami firmowymi, które mogą pomóc w zidentyfikowaniu przestojów albo mikroprzestojów maszyn (więcej na temat wskaźników znajdziesz TUTAJ).
