W moich artykułach o zarządzaniu projektami: Zarządzanie projektami w małych firmach – cz. 1 i cz. 2 skupiłem się na ogólnej strukturze projektu firmowego. Odpowiadając na pytanie, jak zarządzać projektami w firmie, omówiłem 4 etapy wdrażania projektu.
Dzisiaj chciałem Wam zaproponować 10 praktycznych porad, dzięki którym projekty w Waszych firmach będą wdrażane właściwie i z sukcesem.
1. Wyznacz koordynatora
Wyznacz spośród swoich pracowników osobę, która stanie się koordynatorem wszystkich projektów w Twojej firmie.
UWAGA: Koordynator to nie to samo co kierownik projektu. To ktoś, kto ogarnia WSZYSTKIE projekty w firmie i wspiera kierowników projektu (bo tych może być wielu – przypisanych do poszczególnych projektów). Naturalnie możesz wyznaczyć do roli koordynatora samego siebie, ale osobiście nie polecam takiego rozwiązania.
Koordynator powinien mieć wiedzę na temat tego, jak zarządzać projektami oraz dzielić się nią z innymi w razie potrzeby. W zależności od potrzeb może np. prowadzić wewnętrzne szkolenia albo ustalać firmowe standardy.
2. Zadbaj o regularność spotkań
Moim zdaniem regularne spotkania osób odpowiedzialnych za projekty to sprawa kluczowa, aby zarządzanie projektami miało jakikolwiek sens. Nic tak nie motywuje do pracy jak nieuchronność poniedziałkowego albo środowego spotkania, na którym będzie trzeba zdać relację z tego, co się zrobiło J
Frekwencyjność spotkań jest zależna od ilości projektów i organizacji firmy. To może być jedno spotkanie w tygodniu, na którym omawiane są wszystkie bieżące projekty (udział w nim biorą kierownicy), ale dużo lepiej jest, kiedy kierownik każdego projektu wyznacza sobie swoje spotkania w składzie: kierownik + zespół, a oprócz tego bierze udział w spotkaniu wszystkich kierowników (np. raz w miesiącu), na którym zdaje relację właścicielowi (koordynatorowi) na temat postępów prac.
3. Wyznacz miejsca spotkań
Osobom odpowiedzialnym za prowadzenie projektu przydałaby się salka spotkań, najlepiej z komputerem (projektorem), tablicą do pisania (flipchartem), stołem, przy którym wszyscy mogliby spokojnie porozmawiać. Na ścianach mogłyby zawisnąć np. wydrukowane diagramy Gannta z zaznaczonymi aktualnymi postępami prac. Jeśli nie masz odpowiednich warunków lokalowych, to znajdźcie przynajmniej w miarę cichy kąt, gdzie będzie można porozmawiać od czasu do czasu.
4. Dostarcz swoim ludziom wiedzę
Jeśli jako właściciel chcesz zarządzać projektami w swojej firmie, to Twoim ludziom potrzebna jest choćby elementarna wiedza w tym temacie. Najlepiej byłoby przeszkolić wszystkich potencjalnych uczestników projektów. Plan minimum to zorganizowanie szkolenia przynajmniej dla kierowników.
Potrzebny Ci jest też stały „zestaw” szkoleniowy: prezentacja, skrypt, instrukcja mówiąca o tym, jak prowadzi się projekty u Was w firmie. Dla osób nowych można takie szkolenie przeprowadzić przed każdym nowym projektem.
Szkolenia „Jak zarządzać projektami” prowadzę od lat i chętnie przeszkolę Twoją załogę. Skontaktuj się ze mną. Omówimy szczegóły 😉
5. Opracuj firmowe pliki i szablony oraz wybierz optymalne dla siebie narzędzia IT
Raz solidnie przygotowane i wystandaryzowane dla Twojej firmy formularze pomogą w prowadzeniu projektów. Myślę tu o takich materiałach, jak np. karta projektu (do definiowania projektu) albo lista zadań do kontroli zadań w projekcie.
W czasach ogólnej mobilności i rozwoju technologii IT prowadzenie projektów bardzo się uprościło. Na rynku znajdziesz bardzo wiele aplikacji do zarządzania projektami. Są wśród nich aplikacje bardziej „klasyczne”, kładące nacisk na typową strukturę zarządzania projektami (jak np. kamienie milowe, diagram Gantta, zadania z odpowiedzialnymi) albo bardziej „nowoczesne”, w których chodzi głównie o szybki przepływ informacji i efektywniejszą pracę zespołową (np. slack, nozbe, wokrplace).
Dobra aplikacja powinna mieć możliwość definiowania ról projektowych, obsługi wielu projektów, dodawania zadań i załączników. Przejrzałem wiele z nich, szukając czegoś prostego, a przydatnego, a w dodatku w przyzwoitej cenie, i osobiście używam aplikacji teamwork (teamwork.com). Ma bardzo „klasyczną” strukturę, ale oferuje też rozbudowany moduł do komunikacji w ramach konkretnego projektu, daje możliwość definiowania ról, dostępów itp.
Przy większej liczbie projektów taka aplikacja jest niezastąpiona. Jeśli natomiast dopiero zaczynasz przygodę z zarządzania projektami, to na początek może wystarczy Ci plik Excela (lub po prostu tablica ze spisaną listą projektów). Pamiętaj, że wypasione aplikacje nie są wcale niezbędne na początku. Zacznij działać, a w odpowiedzenie narzędzia zaopatrzysz się z czasem.
Odbiorcom mojego newslettera regularnie dostarczam gotowe szablony, idealne do codziennej pracy projektowej.
Jeśli jeszcze nie zdążyłeś zamówić subskrypcji, nic straconego. Kliknij TUTAJ, a wyślę Ci hasło z dostępem do mojej BIBLIOTEKI. Zamieściłem w niej przydatne pliki: kartę projektu, diagram Gantta oraz listę zadań do prowadzenia projektu. Pliki możesz dowolnie edytować i modyfikować do swoich potrzeb. No i naturalnie dostaniesz dodatkowy PREZENT: moją najnowszą książkę „Jak znaleźć oszczędności w firmie”.
6. Stwórz własny system firmowy
Spisz zasady, jakie obowiązują w Twojej firmie przy prowadzeniu projektów. Uwzględnij takie tematy:
- Jak wygląda modelowa ścieżka projektów? Jak zaczyna się projekt, jak wygląda jego zamknięcie?
- W jaki sposób ustala się priorytety?
- Jakie macie szablony plików i dokumentów?
- Gdzie jest miejsce przechowywania plików?
- Jakimi materiałami szkoleniowymi dysponujecie?
- Jaki macie sposób premiowania za udział w projektach?
Jasne spisanie zasad i poinformowanie o nich pracowników pozwala na stworzenie stabilnej struktury, która będzie owocowała wieloma wdrożonymi skutecznie projektami oraz wyeliminuje różne nieporozumienia i pomoże w zwalczaniu trudności podczas realizacji projektów.
7. Motywuj swoich ludzi
Udział w projekcie to dla Twoich ludzi dodatkowa praca, którą kierownik czy inni członkowie zespołu muszą wykonać, czasem również po godzinach pracy. Bardzo ważnym elementem zarządzania projektami w firmie jest zadbanie o to, żeby wszyscy uczestnicy projektów czuli się odpowiednio docenieni, bo (prawdopodobnie) na to zasłużyli. Jest to w pewnym sensie element promocyjny dla całego systemu.
Rozważ, jaki system motywacyjny będzie dla Ciebie najlepszy. Masz do dyspozycji różne gratyfikacje finansowe (np. premie, dodatki itd.), możesz na przykład zaproponować wspólne wyjście na kręgle czy do restauracji. Pamiętaj też o sile pozafinansowych narzędzi motywacyjnych. Potężnym motywatorem jest już samo publiczne podziękowanie właściciela czy przełożonego.
Formy mogą być różne, ważne jest, by pracownicy odczuli, że szef widzi i docenia ich wysiłek. Jeśli pracownicy zobaczą, że prowadzenie projektów jest „fajne”, chętnie włączą się pracy w kolejnych projektach.
8. Mądrze wybieraj projekty do realizacji
Masz w głowie więcej pomysłów do wdrożenia niż pozwalają na to możliwości Twojej firmy? Tak bywa. Jeśli jesteś w takiej sytuacji, musisz nauczyć się wybierać spośród wielu potencjalnych projektów te, które będą dla Twojej firmy najlepsze w danym momencie. Przygotuj sobie ranking pomysłów i na jego podstawie typuj te, które powinny zostać wdrożone w pierwszej kolejności.
Każdą propozycję oceń np. w następujących kategoriach (oczywiście możesz dodać swoje pomysły):
- zysk w skali roku,
- wydatki,
- konieczne zaangażowanie pracowników i innych zasobów,
- wpływ na rozwój.
Do każdego wiersza dodaj wagę i… masz gotowy wynik.
9. Zadbaj o odpowiedni PR projektów
Informuj, promuj, reklamuj… Niech Twoi pracownicy wiedzą, jakie projekty „dzieją się” w firmie. Taki wewnętrzny PR jest bardzo ważnym elementem wsparcia zarządzania projektami.
Start każdego nowego projektu ogłaszaj z hukiem, podobnie z hukiem świętujcie jego zakończenie. Jeśli w Twojej firmie funkcjonują ogóle spotkania firmowe, to warto wykorzystać okazję, aby publicznie podziękować pracownikom za udział w projekcie, wręczyć nagrody itp.
10. Zadbaj o to, by pracownicy mieli czas na wdrażanie projektów
Nie zapominaj o tym, że do wykonania projektów potrzebne są zasoby, a jednym z najważniejszych jest czas Twoich pracowników. Często wdrażanie projektów wymaga reorganizacji funkcjonowania firmy, tak aby zaangażowani w projekt pracownicy byli w stanie wykonać swoją pracę. Wspominałem o tym w artykule, w którym omawiałem etap planowania projektu. Znajdziesz go TU.
Mam nadzieję, że moją krótką serią artykułów o zarządzaniu projektami zachęciłem Cię do uporządkowania swoich działań w firmie.
Jeśli nadal zastanawiasz się, jak zarządzać projektami w firmie, skontaktuj się ze mną, to dopasujemy model projektu do Twojej firmy. Zaproponuję strukturę, przeszkolę, kogo trzeba z tego, co trzeba, nawet salkę możemy zorganizować 😉
Podobał Ci się mój artykuł? Masz jakieś pytania albo sugestie? Zostaw komentarz pod spodem. Zapraszam też do zamkniętej grupy dla przedsiębiorców CIĄGŁE DOSKONALENIE na FB. Do zobaczenia na ścieżce ciągłego doskonalenia!
