Utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym – wstęp

Każdy z nas posiada jakieś urządzenia, których używa podczas pracy. W zależności od profilu firmy mogą to być maszyny (w przypadku firm produkcyjnych), urządzenia typu wózki widłowe i inne środki transportu, rolotoki itp. (w logistyce) albo np. komputery, serwery z danymi, drukarki, chłodnie, suszarki itp (w biurach i usługach). Trzeba sobie uświadomić jedno: To, czy jesteśmy w stanie pracować i zarabiać, zależy w dużej mierze od tego, czy nasze maszyny (urządzania) działają, czy nie. Zatem utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym jest sprawą ważną dla naszych biznesów, chociaż nie do końca zdajemy sobie z tego sprawę.

Czy maszyny i urządzenia mogą się nie psuć?

Nie zwracamy uwagi na nasze maszyny, dopóki coś się nie stanie.

Pół biedy jeszcze jeśli zepsute urządzenie można zastąpić innym albo jeśli ma się kilka podobnych w firmie. Ale gdy „siada” TA maszyna (unikalna, niezastąpiona, droga, której brak natychmiast wstrzymuje całą produkcję), to robi się niewesoło. Warto na chwilę zatrzymać się w bieżącej pracy, podziękować urządzeniom, że pracują 😉 oraz zastanowić się, czy i co możemy zrobić, by pracowały bezawaryjnie.

Zadajmy sobie na początek pytanie:

Istnieje branża, w której wszelkie awarie są ograniczone do minimum – branża lotnicza. Samoloty psują się niezmiernie rzadko (jak to już zrobią, to wszyscy się o tym dowiadują). To branża bliska ideałowi, jeśli chodzi o prewencyjne utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym. Dlaczego nie mielibyśmy się na niej wzorować? Tak, tak, już słyszę, jak mówicie: „Utrzymanie niezawodności maszyn na takim poziomie musi być bardzo drogie i prawdopodobnie w naszych firmach byłoby to nieopłacalne”. Cóż… pewnie macie rację 😉. Co możemy zatem zrobić w naszych firmach?

Pozostaje nam przyjąć, że nasze urządzenia od czasu do czasu się zepsują. Po prostu.

Z tego zdania wynikają 2 proste, ale ważne wnioski:

1) Trzeba zrobić wszystko, żeby moje maszyny psuły się jak najrzadziej.

2) Trzeba się przygotować na to, że maszyna się zepsuje, czyli mieć scenariusz na sytuacje awaryjne.

Co zrobić, żeby maszyny psuły się jak najrzadziej

Regularne przeglądy

Wdrażając regularne przeglądy maszyn, możemy przejąć kontrolę nad tym, kiedy się one zatrzymają.  Chodzi o to, żebyśmy to my zatrzymali maszynę i zrobili jej przegląd wtedy, kiedy nam to odpowiada. Bo jeśli maszyna sama się zepsuje, to zawsze zrobi to w najmniej oczekiwanym momencie (znamy to wszyscy, prawda?).

W firmie warto zachować balans między dwiema skrajnościami:

• działaniem wyłącznie reaktywnym (myśleniem typu: jak się zepsuje, to naprawię) (ale  to naprawdę nie jest droga efektywnej organizacji)
• działaniem prewencyjnym na poziomie obsługi technicznej samolotów (bo, jak już ustaliliśmy, w naszej firmie jest to nie tylko nieopłacalne, ale niewykonalne).

TPM, czyli metoda na utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym

Czy są jakieś metody na uporządkowane podejście do przeglądów? Całe szczęście nie muszę tu niczego wymyślać, bo mogę skorzystać z wiedzy, którą wypracowali przede mną specjaliści od tzw. TPM (total productive maintenance) w branży samochodowej. Temat ten jest oczywiście bardzo rozbudowany, zahacza o wskaźniki, analizę danych, organizację pracy, zarządzanie magazynem części zamiennych, diagnostykę maszyn i urządzeń, planowanie i prewencję itd., ale nie o to chodzi, by się w tym temacie doktoryzować, tylko by działać efektywnie na własnym podwórku.

Jeśli mniej już trochę znacie, to wiecie, że ja lubię sobie życie upraszczać i przyswajać skomplikowane metody do potrzeb małych firm. Chodzi o to, by metodę TPM wykorzystywaną w korporacjach dopasować do potrzeb małego i średniego przedsiębiorstwa.

5s a utrzymanie maszyn

Interesuje Cię utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym w obszarach produkcji i logistyki? Moja rada to: zacznij od wdrożenia w swojej firmie 5s (pisałem już wielokrotnie o tej metodzie. Informacji szukaj TUTAJ lub TUTAJ). Ta metoda dobrej organizacji miejsca pracy wymusza niejako zadbanie też o urządzenia. Jak już być może wiesz, trzecim krokiem metody 5s jest sprzątanie i czyszczenie maszyn. Nie będzie to niczym odkrywczym, jeśli powiem, że na czystym urządzeniu widać od razu wszystkie pęknięcia, nieszczelności, przetarcia…

Po wdrożeniu 5s potrzebujesz zorganizować w swojej firmie system przeglądów maszyn (dopasowany do Twoich potrzeb). Chodzi o to, by zaplanować sobie regularne przeglądy (czyli: kiedy, jak, kto jest odpowiedzialny itd.). O tym, jak zorganizować taki system we własnej firmie, napiszę w kolejnym artykule (zamów newsletter, żebym mógł wysłać Ci maila, kiedy się ukaże).

Utrzymanie ciągłości pracy i niezawodności urządzeń w biurach

Najważniejszym z punktu widzenia wydajności pracy jest ekspres do kawy 😉. Proszę się nie śmiać. Jeśli ktoś jest przyzwyczajony do codziennej dawki kofeiny, to brak kawy może być rzeczywistym problemem (wiem, co piszę, choć niekoniecznie pochwalam taki nawyk 😉).

A teraz poważnie: tak naprawdę w biurach utrzymanie maszyn nie jest zwykle większym problemem. Zazwyczaj urządzenia IT (komputery, drukarki, xero) są obsługiwane przez firmy zewnętrzne (podobnie może być z ekspresami do kawy). Ale warto przygotować się na sytuacje, że komputer nawali i trzeba będzie trochę poczekać, aż ktoś go naprawi.

Jak przygotować się do sytuacji, kiedy urządzenie „padnie”, czyli scenariusze na wypadek awarii

Przykład z mojego „biurowego” życia:

Ostatnio bez ostrzeżenia padł mi dysk w laptopie, a moja praca to – oprócz spotkań z ludźmi w firmach moich klientów – całe moje know-how: dane, artykuły, materiały, plki, formularze, zestawienia, prezentacje itd.  W moim przypadku awaria nie stanowiła większego problemu, gdyż korzystam z dropboxa (wszystkie dane są na bieżąco aktualizowane i to na kilku komputerach na raz; podobnym rozwiązaniem, by zabezpieczyć się przed utratą danych, jest dysk sieciowy).

Moja rada (związana z dobrą organizacją pracy w biurach – czyli 5s): zwracajcie uwagę, gdzie przechowujecie swoje kluczowe dane – rzadko kiedy synchronizacja danych jest wykonywana na pulpitach, na których dużo osób lubi sobie przechowywać robocze dokumenty.

Jako ciekawostkę dodam, że regularnie przegrywam swoje dane na zwykły dysk zewnętrzny niemający dostępu do żadnej sieci (leży sobie po prostu w szafie). Robię to na wypadek ataku wirusa lub hackera, który mógłby zablokować albo ukraść dostęp do dokumentów. Dodam jeszcze, że mam właściwie 2 takie dyski z równolegle nagranymi danymi, bo zawsze jeden może paść. Przesada? Zdarzyła mi się raz sytuacja, gdy to podejście rozwiązało mi trochę problemów.

Prowadzę na co dzień dużo szkoleń i warsztatów, zatem jednym z podstawowych dla mnie narzędzi jest sprawny projektor. W tym przypadku wiem, że powinienem mieć zapasowy albo znaleźć sobie firmę, która błyskawicznie dostarczy mi projektor zastępczy. W ostateczności jestem w stanie moje szkolenie poprowadzić bez żadnych „wspomagaczy” – flipchart i pisak tak łatwo się nie zepsują 😉.

Ćwiczenie:

1. Zaanalizuj swoje procesy produkcyjne i usługowe pod kątem kluczowych (krytycznych dla Ciebie) maszyn i urządzeń.
2. Zrób sobie listę tych urządzeń.
3. Zaplanuj, co zrobisz, jeśli dane urządzenie z listy się zepsuje. Zrób to w odniesieniu to WSZYSTKICH krytycznych dla Ciebie urządzeń. Zapisz kolejne kroki, wynotuj kontakty do osób (firm), które naprawią Twój sprzęt albo dostarczą Ci nowy.

Przygotowywanie takich scenariuszy jest bardzo popularne w firmach o „wysokiej świadomości zarządzania” – w trudnych momentach każdy wie, co robić. Taka analiza pozwala zobaczyć, jakie skutki może mieć awaria na naszą firmę i jak zadbać o własne urządzania, a tym samym mieć kontrolować to, co się wydarzy.

Ten artykuł miał charakter wstępu do tematu: Utrzymanie maszyn w dobrym stanie technicznym. Zatem tyle na dzisiaj. Śledźcie kolejne artykuły, a tymczasem zapraszam na moją stronę, gdzie znajdziecie kilkadziesiąt innych tekstów o mądrym zarządzaniu firmą i szukaniu oszczędności.