Dlaczego w drukarce nie ma znowu papieru? Czy możesz przynieść wodę do dystrybutora? Czy ktoś może w końcu złożyć tę choinkę? Przecież już prawie Wielkanoc!
Słyszysz czasem podobne zdania u siebie w firmie? Jeśli tak, to prawdopodobnie masz jeszcze sporo do zrobienia w kwestii organizacji pracy. Ale to dobrze. To znaczy, że jest u Ciebie potencjał do doskonalenia. Po przeczytaniu tego artykułu z łatwością zwiększysz zaangażowanie pracowników, poprawisz organizację pracy, a przy okazji relacje w zespole – i oczywiście – efektywność.
Do dzieła 😉
Podział odpowiedzialności za miejsce pracy jako sposób na zaangażowanie pracowników i podniesienie efektywności pracy
Właściciele małych firm często pytają mnie o to, jak zaangażować wszystkich pracowników w proces zmiany i jak poprawić relacje między nimi, czyli budować podejście zespołowe.
Można oczywiście zorganizować jakieś sensowne warsztaty budowania zespołów, wyjazdy integracyjne itp., ale ja chciałbym zaproponować coś zupełnie innego.
Jednym z rozwiązań, które budują zespół, a równocześnie podnoszą zaangażowanie pracowników w procesy optymalizacyjne jest podzielenie całego obszaru firmy pomiędzy wybranych ludzi. Tacy pracownicy stają się wówczas liderami danego obszaru. (Ten pomysł wpisuje się w standard 5s, o którym przeczytasz w innych moich artykułach: Dobra organizacja miejsca pracy – 7 x TAK, 5s a dobra organizacja firmy oraz Wdrożenie 5s – krok trzeci, czwarty i piąty)
Korzyści z podziału odpowiedzialności
Aktualnie mocnym trendem w zarządzaniu zespołem pracowników jest zwiększanie ich autonomii, czyli pozwalanie im na większą samodzielność. Przypisanie danego miejsca w firmie do konkretnego człowieka to świetna metoda, żeby pracownik poczuł, że ma realny wpływ na to, co dzieje się w jego obszarze i mógł swobodnie działać.
Po przypisaniu do konkretnego obszaru pracownik zaczyna czuć się „właścicielem” danego miejsca –dbać o nie, rozwijać je. Najlepiej zna swój obszar, więc na bieżąco zgłasza pojawiające się uszkodzenia czy problemy, proponuje najwłaściwsze rozwiązania.
Z punktu widzenia zarządzającego taki podział przestrzeni firmy pomiędzy pracowników też jest bardzo korzystny. W przypadku jakichkolwiek odchyleń od przyjętych standardów albo innych problemów od razu wiadomo, do kogo się zgłosić. Wiadomo też, kogo personalnie nagrodzić za znakomite wyniki. Dzięki temu unikamy nieporozumień – nie ma przerzucania odpowiedzialności na innych albo niewłaściwie adresowanych zarzutów, nie ma też poczucia pominięcia, np. przy przydzielaniu premii.
Jak przypisać pracowników do konkretnych obszarów firmy? – 5 prostych kroków
Opracowanie takiego podziału jest integralną częścią wdrażania 5s, a konkretnie etapu sprzątania (o którym piszę TUTAJ). Łatwiej zrobić taki podział w ramach tego projektu, ale nie ma w sumie przeciwskazań, żeby przeprowadzić te działania niezależnie od wdrożenia 5s.
- Stwórz mapę swojej firmy.
Naszkicuj plan (rysunek, layout) firmy, zachowując w miarę możliwości właściwe proporcje. Na rysunek nanieś główne maszyny, szafki, meble, ciągi komunikacyjne i inne istotne elementy. Jeśli Twoja firma to jeden pokój – zrób to bardziej precyzyjnie. Ale jeśli rysujesz mapę hali o powierzchni hektara, skoncentruj się przede wszystkim na ciągach komunikacyjnych, dodatkowych pomieszczeniach, zarysie maszyn itp.
2. Zrób listę wszystkich osób, którym możesz przypisać odpowiedzialność.
Weź pod uwagę nie tylko wszystkich stałych pracowników, ale też np. stażystów czy praktykantów.
3. Podziel – najlepiej kolorowymi markerami – cały obszar firmy na obszary.
Nie kombinuj, zdaj się na intuicję. Zazwyczaj istnieje naturalny podział uwzgledniający np. poszczególne maszyny, ciągi komunikacyjne, pomieszczenia itp.
4. Przypisz osoby do obszarów (zazwyczaj bierze się pod uwagę po prostu miejsce pracy danego pracownika).
UWAGA
Taki podział najlepiej zrobić w kilka osób (np. z brygadzistami). Możesz też zorganizować krótkie warsztaty dla całej załogi albo pozwolić wykazać się pracownikom – niech sami się dogadają i zdecydują, kto za co odpowiada. Ta ostatnia wersja jest oczywiście najlepsza, ale wszystko zależy od poziomu aktualnego zaangażowania pracowników.
Zaangażowanie pracowników to kluczowa sprawa dla efektywności firmy. Pamiętaj, że jedną ze zdefiniowanych STRAT w firmach jest niewykorzystywanie wiedzy i kreatywności pracowników. Zaangażuj ich więc maksymalnie w zadanie podziału odpowiedzialności – będą się wtedy z nim utożsamiać i łatwiej przyjmą końcowe ustalenia.
5. Niezależnie od tego, kto dokonał podziału odpowiedzialności, poddaj go ostatecznym konsultacjom.
Pracownicy powinni się zgodzić na ustalenia. W sytuacjach trudnych i spornych ostateczny głos powinien należeć do właściciela.
Zaangażowanie pracowników w organizację miejsca pracy w biurach i firmach usługowych
Generalna zasada mówi, że każdy pracownik odpowiada za miejsce (sprzęt), którego używa do pracy (biurko, „prywatne” szafki itp.). Wszystko pozostałe, czyli np. szafy z dokumentami, archiwa, drukarki, kącik socjalny czy aneks kuchenny, można przydzielić pracownikom na zasadzie podziału odpowiedzialności.
Przypisanie sprzętów i obszarów
Na mapie firmy wydziel kolorowymi markerami obszary i oznacz je nazwiskami pracowników. Na poszczególnych sprzętach (albo na drzwiach pomieszczeń) umieść naklejki typu: „Za …. odpowiedzialny jest Jan Kowalski”.
Przypisanie czynności
W biurach oprócz ustalenia odpowiedzialności „geograficznej” warto też przypisać poszczególnym osobom czynności, które zwykle gdzieś umykają, a ich niezrobienie może skutkować nieporozumieniami.
Weź pod uwagę szczególnie czynności, którymi nikt nie chce się zajmować, przykładowo:
- uzupełnianie papieru w drukarce;
- zgłaszanie braku kawy (i zamawianie);
- mycie naczyń / wstawianie zmywarki / odkładanie naczyń na miejsce
- przynoszenie wody;
- organizowanie sali pod spotkanie / układanie krzeseł, stolików itp.
- zgłaszanie usterek – kontakt z IT.
Zadania można też przypisać członkom zespołu na stałe albo ustalić harmonogram, biorąc pod uwagę dni tygodnia, dni miesiąca, zmianę itd.
Podział odpowiedzialności a zaangażowanie pracowników – 3 dobre rady
RADA 1: Podziel CAŁY obszar firmy pomiędzy pracowników.
Jeśli zostawisz miejsca nieprzydzielone, spodziewaj się tam największego bałaganu. Dlaczego? Bo pracownicy muszą się gdzieś pozbywać niechcianych rzeczy (np. zbędnych palet) albo tymczasowo coś zaparkować. Dlatego właśnie sugeruję narysowanie mapy firmy – trudniej będzie jakiś obszar pominąć.
RADA 2: Zadbaj o to, by KAŻDY pracownik miał swój obszar (pomieszczenie, sprzęt), za który odpowiada.
Czasem zdarzają się „trudni” pracownicy. Tacy, którzy nie chcą brać na siebie nic więcej poza bieżącym zadaniem albo mają problemy komunikacyjne z kolegami z pracy lub zarządzającym. Takich pracowników najchętniej – dla świętego spokoju – pominęlibyśmy przy podziale odpowiedzialności. Tego oczywiście robić nie wolno.
Jak zatem radzić sobie z trudnym pracownikiem? Widzę tutaj dwa rozwiązania. Albo daj mu mniej istotny z punktu widzenia procesów produkcji obszar (niech to będzie np. kotłownia, teren zewnętrzny), albo – wręcz przeciwnie – zaproponuj mu coś ambitnego, w co musiałby się zaangażować, ale też dzięki czemu mógłby liczyć na dodatkowe uznanie.
RADA 3: Zrób wszystko jak najprościej. Do prac nad podziałem odpowiedzialności nie używaj finezyjnych aplikacji. Najlepiej zrobić wizualizację pisakami na wydrukowanym podkładzie (planie) firmy – tak będzie najszybciej i najczytelniej dla osób biorących udział w pracach nad podziałem.
Oczywiście, jak już wszystko będzie gotowe, ładnie dopracuj mapę, korzystając z jednego z programów komputerowych (wystarczy PowerPoint), a potem wydrukuj ją w dużym rozmiarze i ewentualnie powieś w widocznym miejscu.
Dobrze działająca firma to taka, w której wszystkim dobrze się pracuje i w której wszyscy czują się dobrze. Zaangażowanie pracowników w firmę to sprawa kluczowa. Każdej osobie: od właściciela po stażystę, powinno zależeć na tym, żeby miejsce pracy było dobrze zorganizowane, a relacje z kolegami i współpracownikami układały się jak najlepiej.
Sprawiedliwy podział odpowiedzialności za miejsce pracy, o którym pisałem w tym artykule, sprawia, że wszyscy pracownicy mają poczucie współodpowiedzialności za firmę, eliminuje sytuacje konfliktowe, podnosi efektywność pracy i buduje podejście zespołowe.
Szczególnie istotne jest to w niewielkich firmach, w których często pracownicy nie mają przypisanych i jasno określonych stanowisk pracy, a każdy teoretycznie robi to, co akurat jest potrzebne. Piszę „teoretycznie”, bo wiadomo, jak to na co dzień wygląda i ile generuje niepotrzebnych problemów.
Jeśli uważasz, że w Twojej firmie przydałyby się działania podnoszące zaangażowanie pracowników, napisz do mnie albo zadzwoń. Zapraszam do korzystania z konsultacji, szkoleń i warsztatów.
Zamów newsletter (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś), żeby nie przegapić żadnego nowego wpisu oraz otrzymać wartościowe materiały. Czeka na Ciebie inspirujący e-book o oszczędzaniu w firmie oraz biblioteka, w której znajdziesz wartościowe formularze i szablony – do ściągnięcia zupełnie za darmo.
Czekam też na Twoje wpisy na FB TWOJA FIRMA W DOBREJ FORMIE oraz w grupie dla przedsiębiorców CIĄGŁE DOSKONALENIE.
Do zobaczenia na ścieżce ciągłego doskonalenia!
