W poprzednich artykułach o wskaźnikach firmowych (znajdziesz je TUTAJ i TUTAJ) podałem Wam kilka argumentów przemawiających za tym, że warto mierzyć swoje procesy, oraz opisałem ciekawy przykład tego, jak może wyglądać mierzenie efektywności firmy (a dokładnie wydajności maszyny). Dzisiaj, kontynuując temat, podzielę się z Wami moim doświadczeniem i powiem, jak zbudować prosty system pomiarowy, na co zwrócić uwagę, a czego unikać. Zaczynajmy! 😊
1. Wybierz obszar, który jest dla Ciebie ważny
Naturalnie fajnie by było, gdyby cała firma została opisana liczbami. Od czegoś jednak trzeba zacząć 😉 Mierzenie efektywności firmy najlepiej zacząć w obszarze, w którym widzisz najpilniejszą potrzebę zdiagnozowania sytuacji oraz w miejscach, w których jesteś w stanie zebrać wiarygodne dane.
Czy właśnie toczy się u Ciebie jakiś projekt? Planujesz wprowadzenie zmian? A może nie wyrabiasz z zamówieniami, bo maszyna nie jest zbyt wydajna, więc właśnie zamierzasz zainwestować w nowy sprzęt? (Moja rada? Poczekaj z zakupem. Kto wie, czy po zbadaniu sytuacji nie okaże się, że Twoja maszyna wcale nie pracuje na maksa?).
Wybierz więc zakres pomiaru. (Żeby było Ci łatwiej, będę odwoływał się do pewnego doświadczenia, które opisałem w poprzednim artykule).
2. Określ, co dokładnie chcesz mierzyć, i wybierz miernik
Zastanów się teraz, co dokładnie chcesz zmierzyć, a najlepiej napisz to sobie, żeby dla wszystkich było to jasne.
Znajdź liczbową reprezentację – wskaźnik, który będzie dla Ciebie przydatny. W naszym przypadku – przypomnę, że badaliśmy wydajność maszyny – była to ilość cykli. Możesz też zdecydować się na pomiar ilości produktów albo ilości zużytego materiału – te wskaźniki też pośrednio wskażą na wydajność.
Jeśli analizujesz np. właściwy rozkład hali produkcyjnej, dobrym miernikiem będzie liczba kroków, określająca drogę, którą codziennie pokonuje pracownik. Może to być też długość trasy, jaką przemierza wózek widłowy. W biurze system pomiarowy można oprzeć na liczbie odebranych (i nieodebranych!) telefonów przez obsługę klienta; można też liczyć ilość zaległych maili na koniec dnia itp.
3. Opracuj sobie prosty sposób gromadzenia danych
Jeśli już wiesz dokładnie, co chcesz mierzyć i który miernik będzie dla Ciebie najlepszy, opracuj jak najprostszy sposób na zbieranie danych. Jeśli coś da się zbierać „z automatu”, to świetnie, ale zazwyczaj wymagane jest zaangażowanie pracowników. Będziesz więc potrzebował tradycyjnej tabelki (rozrysowana kredą albo pisakiem na tablicy albo papierowa, przypięta magnesami itd.) albo formularza w Excelu – krótko mówiąc czegoś, do czego będziesz wpisywać dane.
Moja rada
Wybierz proste narzędzie, bo nie wiadomo, czy rozwiązanie się sprawdzi. Jeśli system fajnie ruszy, w każdej chwili można go rozbudowywać o dodatkowe elementy i usprawniać.
Przy budowaniu systemu pomiarowego zaplanuj od razu, jak obrobisz zebrane dane i jak je wykorzystasz – nieprzemyślanym formularzem można sobie dołożyć czasem dużo pracy.
4. Przeszkól pracowników i wdróż ich w system pomiarowy
UWAGA! To, że zrobiłeś sobie super formularz, nie znaczy jeszcze, że osiągnąłeś sukces 😉 Jeśli dane będą wypełniane ręcznie, to dla pracownika oznacza to dodatkową pracę i kolejne wymaganie, z którym wcześniej się nie spotkał. Musi więc dokładnie wiedzieć, co ma robić, co wpisywać, w jakich godzinach i w jakich rubrykach. Może przydałaby się Twoim ludziom jakaś „przypominajka”? Np. brzęczyk/budzik, który zadzwoni o określonej godzinie albo przypomnienie na koniec zmiany?
5. Zadbaj o regularne zbieranie danych
Po rozpoczęciu zbierania danych sprawdzaj regularnie, co się dzieje, czy pracownicy pamiętają, co mają robić i czy faktycznie robią to, jak należy. Często zdarzają się zwykłe nieporozumienia co do wymagań albo po prostu okazuje się, że czegoś nie przewidziałeś i wykonanie pomiaru jest niemożliwe (może np. zabraknąć formularzy i pracownik po prostu przestanie zbierać dane).
Pamiętaj, jesteśmy w realnym świecie, gdzie nie wszystko toczy się tak, jak byśmy to sobie wyobrażali 😉
6. Przeanalizuj dane – polecam wizualizację
Samo zbieranie danych nikomu jeszcze żadnego problemu nie rozwiązało (choć – jak wspominała moja babcia – w dawnych czasach ludzie myśleli, że termometry „wyciągają z człowieka” chorobę, czyli im komu wyżej kreska podskoczyła, tym więcej choroby z niego wyszło ;).
Samo zbieranie danych nikomu jeszcze żadnego problemu nie rozwiązało!
W naszym przykładzie mierzenia wydajności wtryskarki po kilku dniach uzyskaliśmy mało zrozumiałe dane z formularza. Ale kiedy wrzuciliśmy je do Excela, program przeliczył je i pokazał nam na wykresie. A to już zupełnie inna bajka niż nudny rząd cyfr. Tak, tak. Wizualizowanie danych, szczególnie z wykorzystaniem kolorów, bardzo ułatwia ich interpretację 😉
7. Wyciągnij wnioski
Jeśli nasze analizy wskażą na kilka różnych problemów, trzeba zdecydować, za który zabrać się w pierwszej kolejności. Bardzo przydatnym narzędziem jest zasada pareto mówiąca, że 20% przyczyn odpowiada za 80% skutków. Czyli tłumacząc to na język przedsiębiorcy: 20% przyczyn zatrzymania maszyny powoduje 80% wszystkich przestojów; 20% problemów z produktem powoduje 80% wszystkich reklamacji.
Namierz naturalnie wszystkie przyczyny, ale potem sprawdź, która z nich powoduje najwięcej problemów i od niej zacznij działanie. Wnioski warto analizować regularnie, oczywiście najlepiej w jakimś zespole roboczym (projektowym), z udziałem osób/zespołów „mierzonych”, bo naprawdę lepiej współpracować z pracownikami niż stawać w opozycji do nich – pracownicy też (zazwyczaj) chcą usprawniać swoje miejsce pracy. To leży w ich interesie.
Uwaga! Jeśli po jakimś czasie raportowane wyniki są coraz lepsze, ale Ty nie zdążyłeś jeszcze wdrożyć żadnych specjalnych zmian albo w realu nie widzisz najmniejszej poprawy (poprawa jest TYLKO na wskaźnikach), sprawdź dokładnie, co się dzieje.
Niestety musisz wiedzieć jedno. Pracownicy (jeśli tylko zobaczą w tym swój interes) bardzo szybko są w stanie „wpływać” na dane, które wpisują do formularza. (I to nie łamiąc oficjalnych ustaleń). Wierzcie mi, w tych sprawach potrafią być naprawdę kreatywni 😉. Dlatego warto i trzeba tłumaczyć załodze, po co są pomiary, czemu służą i jakich korzyści pracownicy mogą się spodziewać z pomiarów. Słowem – wciągać ich w mierzenie efektywności firmy).
8. Zaplanuj działania naprawcze i krok po kroku zacznij je wdrażać
Teraz przechodzimy do sedna. Cały wysiłek włożony w mierzenie efektywności firmy nie będzie miał sensu, jeśli nie pójdą za nim konkretne działania naprawcze. W zależności od sytuacji może wystarczy lista działań – do pobrania z mojej biblioteki (dostęp dla osób, które zamówiły newsletter), ale może też być potrzebny większy projekt doskonalący (przeczytasz o tym na przykład TUTAJ).
9. Wróć do początku i sprawdź, czy wdrożone działania znajdują odbicie we wskaźniku
Kiedy już zaczniesz wdrażać zmiany, powinieneś to zobaczyć na wskaźnikach. Regularnie monitoruj dane i ciesz się sukcesem, gdy wskaźniki się poprawiają. A jeśli nie widzisz poprawy, szukaj dalej. Być może przyjęty przez Ciebie system pomiarowy nie był zbyt dokładny, bazował na błędnych założeniach albo zadania naprawcze nie zostały poprawnie zrealizowane – warto to sprawdzić.
O temacie zbierania danych, współpracy z pracownikami, którzy te dane zbierają, oraz o automatyzacji analiz mógłbym rozmawiać bardzo długo, bo temat sam w sobie jest fascynujący i bardzo w firmach potrzebny. Więc jeśli chcesz o tym pogadać, zostaw swój komentarz pod artykułem, zadzwoń do mnie (albo napisz maila) ;), dołącz do grupy Ciągłe Doskonalenie na FB bądź zapisz się na newsletter – będziemy w kontakcie.
