W poprzedniej części artykułu „Zarządzanie projektami w małej firmie” pisałem o dwóch pierwszych etapach zarządzania projektami, czyli o definiowaniu i planowaniu projektu.
Jak pamiętacie, w pierwszym etapie określamy, czym chcemy się zająć w projekcie i odpowiadamy sobie na pytanie, czy na pewno warto to robić. W drugim etapie planujemy działania, tak żeby o niczym nie zapomnieć i wdrażać projekt z głową. Określamy zadania, czas ich wykonania oraz potrzebne zasoby (czas pracowników i maszyn, dodatkowe wydatki itp.) Ustalamy też zasady prowadzenia projektu, przypisujemy osoby do poszczególnych zadań i określamy reguły komunikacji między nimi. Wszystko po to, aby projekt zakończył się sukcesem.
Cały artykuł jest dostępny TUTAJ. Koniecznie przeczytaj go, zanim ruszymy dalej.
Zarządzanie projektami. Etap III: REALIZACJA
Teraz to już masz z górki 😉
Choć ten etap jest kluczowy dla finalnego efektu projektu, to nie będę wcale wiele pisał na jego temat. Powiem krótko: sprawdza się tu stare przysłowie: jak sobie pościelesz, tak się wyśpisz. Innymi słowy, jeśli przyłożyłeś się do realizacji dwóch pierwszych etapów, dobrze wszystko zdefiniowałeś i zaplanowałeś, to teraz wystarczy konsekwentnie trzymać się planu (choć oczywiście nie twierdzę wcale, że to jest proste i że już nic Cię nie zaskoczy. Wręcz przeciwnie).
Idealny model realizacji projektu jest taki: Regularne spotkania nadają rytm pracy, osoby przypisane do poszczególnych czynności realizują swoje zadania, trzymając się ustalonego harmonogramu.
Gdyby odnieść się do naszego przykładu z budową domu, to na etapie realizacji ekipa budowlana pod nadzorem kierownika kładzie fundamenty, następnie stawia dom w stanie surowym, kryje go dachem itd. Zadaniem właściciela jest doglądanie kolejnych etapów budowy. (W praktyce inwestor kursuje tam i z powrotem, wykonuje setki telefonów, rozwiązuje niespodziewane problemy, decyduje w kluczowych kwestiach itd. Nie jest lekko 😉).
Na tym etapie wdrażania projektu bardzo przydaje się opracowanie zestawienia, np. pliku Excel, w którym pojawią się następujące rubryki: zadanie | osoba odpowiedzialna| termin wykonania | status realizacji.
4 sytuacje, na które powinieneś się przygotować
Oto, co może się wydarzyć podczas realizacji projektu:
- Strata uzasadnienia biznesowego
Podstawowa, ale jednak nieoczywista zasada brzmi:
Jeśli projekt stracił swoje uzasadnienie biznesowe – zakończ go.
Nie ma sensu dokładać pieniędzy do czegoś, co nie będzie używane. Oczywiście w praktyce w takiej sytuacji możemy postarać się znaleźć jakiś „zastępczy cel”, który uratuje projekt. W takiej sytuacji przechodzimy do drugiego punktu:
2. Zmiana celu / zakresu projektu
Jeśli projekt zmieni z jakichś przyczyn swoje założenia z etapu definiowania, należy zrobić jego przegląd i urealnić wszystkie założenia i plany.
Najczęściej w firmach spotykamy się ze zwiększeniem zakresu projektu. Na przykład początkowo chcieliśmy zrobić tylko pilotażowe wdrożenie jakiegoś oprogramowania w jednej części zakładu, ale już w trakcie działań zapadła decyzja o wdrożeniu go od razu w całej firmie. W takiej sytuacji ważne jest zaktualizowanie planu (termin zakończenia zapewne się przesunie). A może będą potrzebne dodatkowe zasoby: pieniądze, ludzie? – To pytania, na które musi sobie odpowiedzieć kierownik projektu, bo to na nim spoczywa odpowiedzialność za terminowość wdrożenia.
3. Zmiana w zasobach
Plan projektu powinien być żywy i odzwierciedlać rzeczywistość. Najlepiej zachować oryginalny plan z założonymi terminami, ale działać na planie rzeczywistym, który uwzględnia takie zmiany, jak braki w zasobach, niemożność wykonania określonych zadań itp.
4. Opóźnienia
To najczęstszy problem, jaki napotkasz na etapie realizacji projektu. Jak wskazują różne badania, tylko co trzeci projekt kończy się zgodnie z założonym pierwotnym terminem.
Skutecznym lekarstwem na opóźnienia w firmach są regularne spotkania, które motywują do pracy i dają możliwość szybkiego zgłaszania problemów, co pozwala na ich rozwiązanie, zanim będą miały znaczący wpływ na terminowość całego projektu.
PLAN MINIMUM dla etapu REALIZACJA:
Wykonuj kolejno zadania według ustalonego harmonogramu i regularnie sprawdzaj, czy wszystko idzie zgodnie z planem.
Zarządzanie projektami. Etap IV: ZAKOŃCZENIE PROJEKTU
Na tym etapie kończy się właściwy projekt. Jak to się odbywa w praktyce? Kierownik zgłasza formalnie właścicielowi fakt zakończenia projektu i ten ostatecznie decyduje, czy projekt można uznać za zamknięty. Pamiętaj: data rozpoczęcia i zakończenia są bardzo ważne z punktu widzenia zarządzania projektami, aby uniknąć chaosu.
Dobrą praktyką jest zorganizowanie spotkania podsumowującego, w którym bierze udział właściciel, lider oraz wszyscy członkowie zespołu. W czasie takiego spotkania sprawdza się, czy cel został osiągnięty, formułuje się wnioski na przyszłość, dobrze jest również nagrodzić zespół za pracę.
Na koniec pozostaje uporządkowanie dokumentacji (usuniecie zbędnych plików i dokumentów oraz archiwizacja wartościowych materiałów) oraz określenie sposobu monitorowania efektów projektu (jeśli zachodzi taka potrzeba).
PLAN MINIMUM dla etapu ZAKOŃCZENIE:
Ogłoś oficjalnie zakończenie projektu. Podziękuj zespołowi. Uporządkuj materiały po projekcie.
Jak wdrożyć zarządzanie projektami w małej firmie? – 4 proste rady
No dobra, wiadomo już, jak modelowo powinien wyglądać przebieg niewielkiego projektu w firmie. Ale jak to wszystko zacząć? Każda firma jest inna i zarządzanie projektami – jak wszystko – trzeba dopasować do swoich potrzeb.
Oto moja propozycja:
1. Wybierz koordynatora
Zacznij od wyznaczenia osoby, która będzie koordynowała temat zarzadzania projektami od początku do końca. Możesz oczywiście wyznaczyć do tej funkcji samego siebie 😉, choć lepiej poszukać kogoś wśród swoich pracowników.
Do obowiązków koordynatora będzie należało:
- określanie i rozwijanie standardów projektów,
- koordynowanie wszystkich projektów w firmie,
- wspieranie kierowników projektów wiedzą w temacie zarządzania projektami.
2. Zorganizuj szkolenie – dostarcz swoim ludziom odpowiednią wiedzę.
Jak widzisz po przeczytaniu artykułu, zarządzanie projektami nie jest bardzo skomplikowane. Niewątpliwie potrzebna jest jednak podstawowa wiedza w tym temacie.
Zorganizuj szkolenie dla wszystkich pracowników, dla kierowników zespołu albo chociaż dla koordynatora – jeśli będzie w stanie przekazać później swoją wiedzę pozostałym pracownikom. Taka wiedza powinna zostać zapisana, np. w formie prezentacji, żeby w przyszłości można było sięgnąć do materiałów i przypomnieć sobie podstawowe zasady.
3. Zbuduj system
Określ, jak ma wyglądać w Twojej firmie rozpoczynanie projektu, jego zamykanie. Z jakich narzędzi, arkuszy, aplikacji będziecie korzystać? Gdzie będziecie gromadzić materiały? Zbuduj i zapisz standard zarządzania projektami w Twojej firmie. Pamiętaj, że raz ustalony standard można i należy co jakiś czas modyfikować i zmieniać tak, żeby był coraz lepszy.
4. Uruchom projekt pilotażowy
Uruchom pierwszy projekt i sprawdź, czy wszystko w praktyce działa tak, jak zostało zaplanowane. W przypadku problemów wspieraj kierownika albo zmień standard, bo może się okazać, że przyjęte założenia działania systemu nie były optymalne.
Podsumowanie
Kiedy warto wdrożyć zarządzanie projektami? Zarządzanie projektami przyda Ci się w firmie, jeśli widzisz, że coraz więcej tematów jest niedomykanych, różne sprawy gdzieś Ci umykają albo gdy rozprasza się odpowiedzialność za zadania.
Zarządzanie projektami to nie czarna magia i wcale nie musi być trudne, jeśli zostanie dopasowane do potrzeb konkretnej firmy. Bardzo chętnie Ci w tym pomogę.
Skontaktuj się ze mną mailowo: witold@sadecki.org, dołącz do zamkniętej grupy na FB CIĄGŁE DOSKONALENIE i zadaj tam pytanie lub po prostu zadzwoń.
Zaplanujmy w Twojej firmie szkolenie i zrobimy plan wdrożenia zarządzania projektami. Wybór należy do Ciebie. Chętnie podzielę się swoją wiedzą z Tobą w takiej formie i w takim zakresie, jaki jest dla Ciebie najkorzystniejszy.
PS 1.
Do tematu zarządzania projektami wrócę w kolejnym artykule: 10 praktycznych porad, jak zarządzać projektami w firmie.
PS 2
Znawcom tematu – menadżerom projektów, osobom, które prowadzą duże projekty (architekci, budowlańcy itp.) może się wydawać, że opisałem zarządzanie projektami bardzo pobieżnie i mało szczegółowo. Nie piszę wcale o analizie ryzyka, ścieżce krytycznej, budżetach, wskaźnikach, roli lidera i motywowaniu. Zrobiłem to całkiem świadomie. Wszystkie te rzeczy nie są niezbędne, żeby przeprowadzić zmianę w firmie albo przygotować nowy produkt dla klienta, a powodowałyby dodatkowe obciążenie pracowników biurokracją. Moja propozycja to szczupłe zarządzanie projektami, dopasowane do potrzeb małych i średnich przedsiębiorstw.
Masz pytania? Zadaj je pod artykułem! Porozmawiamy 😉
Do zobaczenia na ścieżce ciągłego doskonalenia!
