Standaryzacja wielu ludziom kojarzy się z mocno nieżyciowymi przepisami i wymaganiami, które nas usztywniają, zatem trzeba omijać je szerokim łukiem. A przecież – choć nie do końca to sobie uświadamiamy – standardy otaczają nas na każdym kroku. Przepisy ruchu drogowego, różnego rodzaju wejścia w komputerach, moc żarówek, wielkości śrub albo kół w samochodach… Bez standardów społeczeństwo nie mogłoby funkcjonować.
W tym artykule przekonam Cię, że standaryzacja w firmie to nic strasznego. Standardów nie trzeba się bać, bo w końcu na świecie są one standardem ;). Ruszamy…
Do czego służy standaryzacja?
Wyobraź sobie dwa punkty gastronomiczne: typową budkę z hot-dogami i restaurację McDonald’s. Co je różni?
Sam lubię zjeść czasem hot-doga i muszę powiedzieć, że w niektórych budkach robią naprawdę smaczne jedzenie. Ale jeśli popatrzymy na takie punkty pod kątem usprawniania organizacji, to nawet smakosz hot-dogów uzna, że w tym aspekcie sieć McDonald’s jest o lata świetlne do przodu.
Mamy wiele budek z hot-dogami, ale każda z nich jest inaczej zorganizowana, zarządzana, każdy pracownik pracuje po swojemu. Nawet jeśli jedna z budek wymyśli jakąś super innowację albo usprawnienie, to wdroży je tylko ona. I gdyby nawet pozostałe budki chciały skorzystać z tego pomysłu, raczej go nie wdrożą, bo są inaczej zorganizowane i pomysł jest trudny do przeniesienia.
W sieci McDonald’s każdy detal podlega standaryzacji. Niezależnie od tego, czy jesteśmy w Nowym Sączu, czy w Nowym Jorku, zostaniemy obsłużeni tak samo, zjemy podobnego w smaku hamburgera, ba… nawet układ mebli będzie jakiś swojski. Dzięki istnieniu standardów jeśli jeden MAC wdroży coś ciekawego i to się sprawdzi, rozwiązanie zostanie wprowadzone w tysiącach restauracji na całym świecie.
A zatem mamy pierwszy wniosek:
STANDARD JEST PODSTAWĄ DO WPROWADZANIA ZMIAN.
A jak jest u Ciebie w firmie? Bliżej Ci do budki z hot-dogami czy do McDonalda?
Niezależnie od tego, czy lubisz standardy, czy ich nie cierpisz, jedno jest pewne – bez standaryzacji nie pójdziesz do przodu. Nie będziesz w stanie systemowo rozwijać i usprawniać swojej firmy, bo nawet jeśli pojawią się ciekawe inicjatywy, to przepadną one w chaosie zarządzania albo będzie z nich korzystała tylko ograniczona grupa pracowników.
Czym w takim razie jest standard? Ja najbardziej lubię tę definicję:
Po co mi standaryzacja?
Powodów jest wiele:
- Pracownicy na tym samym stanowisku pracują w jednakowy sposób, co daje Ci możliwości optymalizacji albo poprawienia ich pracy oraz lepszej kontroli jakości produktu.
- Wiedza pozostaje w firmie, a nie jest własnością pracowników. Jeśli nie masz spisanych standardów, wtedy cała wiedza o procesach jest… wyłącznie w głowach pracowników. Dostrzegasz niebezpieczeństwo? W przypadku utraty pracownika powstaje luka. Zanim ją zapełnisz, narazisz się na straty.
- Łatwiej ci będzie przeszkolić nowych pracowników.
- Unikniesz nieporozumień wśród pracowników – wszystko będzie „na papierze”.
- Łatwiej będzie Ci kontrolować odchylenia. Jeśli pracownik zrobi coś „po swojemu”, szybko to wychwycisz i zapobiegniesz np. wadliwym produktom.
Standaryzacja w firmie – ale czego konkretnie?
Standard nie ma służyć tworzeniu dokumentacji, żeby było ładniej itd. Standaryzacja w firmie zawsze jest odpowiedzią na jakąś stratę i musi się z nią zmierzyć.
Zazwyczaj opisuje się zasady postępowania (nazwałbym to standaryzowaniem procesów). Może to być na przykład:
- wymiana formy w maszynie,
- sposób załadunku i zabezpieczenia towarów,
- regulacja maszyny.
Można też opisywać standardy powtarzalnej pracy, czyli choćby:
- produkcja elementów (weź z pudełka…, włóż do maszyny…, dociśnij…, zamknij pokrywę…)
- kontrola jakości (zwróć uwagę na…, sprawdź…)
Naturalnie warto też wprowadzić standaryzację w pracy biurowej, ale to już temat na inny artykuł. (Z pewnością zajmę się tym w najbliższym czasie 😉)
Standaryzacja w firmie – 6 prostych kroków
- Wybierz temat standaryzacji – zazwyczaj jest to miejsce, które przysparza Ci najwięcej problemów.
- Idź w to wybrane miejsce pracy i dokładnie obserwuj, jak wyglądają kolejno wykonywane czynności, a jeśli masz taką możliwość, sam spróbuj je wykonać. Porozmawiaj przy okazji z pracownikami i zbierz informacje o tym, z czym mają problemy, co ich denerwuje itd.
- Wypisz kolejne kroki w normalnie wyglądającym procesie.
- Zrób zdjęcia charakterystyczne dla kolejnych etapów.
- Opracuj instrukcję.
Możesz skorzystać np. z takiego schematu:
To oczywiście tylko przykład, może nie najmądrzejszy. Ale jeśli będzie to dla Ciebie pomocne, gotowy szablon tego dokumentu możesz ściągnąć z mojej biblioteki po zamówieniu newslettera (ZAMÓW TERAZ) (w pakiecie dostaniesz mój e-book ;).
- Wypisz (po obserwacjach lub/i wywiadzie) wszystkie trudności albo anomalie, jakie mogą się przy danej pracy wydarzyć. Dodaj je do instrukcji i określ, co zrobić w przypadku ich wystąpienia.
UWAGA! Jeśli pracownicy pracują na kilku zmianach albo istnieją identyczne/podobne stanowiska pracy, koniecznie zweryfikuj standardy pracy także na tych innych stanowiskach.
Jest tylko jedna optymalna ścieżka!
Standaryzacja zmierza do tego, by pracownicy zaczęli pracować w powtarzalny, ustalony sposób.
Przed standardem każdy pracuje po swojemu i ma różne praktyki. Sztuką standaryzacji jest to, żeby od każdego z pracowników wziąć jego najlepsze praktyki i złożyć z nich jeden najlepszy standard. Jest tylko jedna optymalna ścieżka wykonania danej pracy.
PAMIĘTAJ! Każdy nowy standard uzgodnij z pracownikami, ewentualnie po prostu poinformuj ich o jego wprowadzeniu, oraz przeszkól swoich ludzi, żeby pracowali w ustalony sposób.
Gotowy dokument wydrukuj, żeby każdy pracownik miał do niego łatwy dostęp. Możesz do tego celu użyć popularnych uchwytów na dokumenty, ewentualnie powiesić na tablicy czy w ostateczności umieścić w segregatorze przy maszynie.
Osobnym tematem jest utrzymanie standaryzacji w firmie i aktualizacja standardów, czyli ogólnie zarządzanie dokumentami firmowymi. Napiszę o tym więcej w artykule o dokumentach firmowych.
